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C’est bien connu, la trésorerie constitue le nerf de la guerre pour les start-ups, TPE et PME. Les problèmes de trésorerie sont en effet le facteur de stress n°1 pour les dirigeants de petites et moyennes structures, d’après une étude MMA (« Santé du dirigeant d’entreprise », Avril 2018). Pourtant, dans de nombreuses structures, la trésorerie est gérée de façon marginale, uniquement lorsque les difficultés apparaissent, c’est-à-dire trop tard. 

Pour anticiper et éviter les problèmes de trésorerie, le dirigeant doit se concentrer sur deux axes :

  • S’assurer en permanence de la profitabilité de son activité
  • S’assurer d’être payé à temps, et d’être payé tout court, par ses différents clients

Sur ce deuxième point, comment faire en sorte de mettre en place un processus efficace en ce qui concerne le recouvrement des créances clients ?

 

S’assurer de la solvabilité de ses nouveaux clients  

Glaner de nouveaux clients n’est pas une tâche facile pour la plupart des entreprises. Toutefois, déployer des efforts commerciaux importants peut s’avérer inutile si, in fine, le nouveau client n’a pas la trésorerie suffisante pour s’acquitter de son paiement.

Pour s’assurer de leur solvabilité, la solution la plus simple reste – lorsque cela est possible – de discuter avec d’autres entreprises travaillant ou ayant travaillé avec ce client potentiel, afin de s’assurer que ce dernier est un bon payeur.

Il est également possible de consulter les extraits de comptes (bilan et compte de résultat) de l’entreprise sur les bases de données dédiées (ex. : Infogreffe, Société.com) lorsqu’ils sont publiés, ce qui n’est pas systématique. Pour une dizaine d’euros, n’importe qui peut extraire une copie intégrale des comptes et un état d’endettement qui donneront une vue globale de la santé financière de l’entreprise. Les conseillers Fygr peuvent d’ailleurs vous aider dans cette démarche, de façon à bien lire ces chiffres afin de vous alerter ou de vous rassurer.

Enfin, en cas de doute, ou avant de finaliser un contrat important, il est également possible de faire appel à une société spécialisée dans le renseignement sur la solvabilité (ex. : Pouey International, Altares, Coface, Euler Hermes, etc.). Ces dernières se basent à la fois sur l’information disponible publiquement, mais également sur des informations plus spécifiques comme celles provenant des agences de recouvrement, ou encore d’enquêtes auprès des partenaires commerciaux et bancaires de l’entreprise en question. Cette opération vous coûtera une centaine d’euros, mais pourra potentiellement vous en faire économiser bien plus en vous évitant de contractualiser avec des entreprises non solvables financièrement ou non fiables commercialement. 

Définir clairement les termes et conditions de paiement dès le départ

Avant de signer un contrat – que ce soit avec un client existant ou un nouveau client – il est essentiel de définir et d’indiquer explicitement les termes et conditions de paiement attendus. Cela signifie – entre autres – de stipuler expressément quand et par quel moyen vous souhaitez être payé. Pour les clients professionnels, il est par ailleurs obligatoire (en vertu de l’Article L441-9 du Code du Commerce) de renseigner les pénalités applicables en cas de retard de paiement dès la signature du contrat. Cela vous donnera un pouvoir supplémentaire dans la négociation dans le cas où les discussions deviendraient plus tendues.

Dans tous les cas, la non-figuration des mentions obligatoires peut entraîner une amende allant jusqu’à 75 000€ pour une personne physique et 375 000€ pour une personne morale. Ces amendes sont passibles d’être doublées en cas de récidive. En cas de doute, n’hésitez pas à faire appel à nos experts afin d’obtenir un avis consultatif sur votre process de facturation. 

Relancer de façon méthodique les factures impayées

Les retards de paiement peuvent avoir des conséquences catastrophiques pour la trésorerie d’une entreprise. Cela peut par exemple vous empêcher de vous engager sur un nouveau contrat si vous comptiez sur le règlement d’une commande précédente pour avancer les frais d’un nouveau projet.

La solution la plus évidente et la plus simple consiste à mettre en place un processus méthodique de relance des impayés. Régulièrement, l’origine de l’impayé provient d’une négligence opérationnelle de la part de votre client, et une simple relance par téléphone ou par mail suffira à vous faire payer.

Plus généralement, il est notamment conseillé d’envoyer par mail des relances à intervalles réguliers (1 fois par semaine par exemple) une fois l’échéance de paiement passée. Dans la plupart des cas, il est également utile d’appeler le client en retard afin de trouver une explication et de tenter de se faire payer rapidement. Afin d’être en permanence à jour sur ce processus fastidieux, l’utilisation d’une solution de suivi et de relance automatisée comme Upflow permet de gagner un temps précieux, de supprimer les erreurs manuelles, et surtout d’améliorer de façon significative votre trésorerie. 

Surveiller en permanence votre niveau de trésorerie

Afin d’anticiper les problèmes de trésorerie, il est nécessaire de surveiller de façon très régulière son évolution dans le temps, et de prévoir son évolution dans le futur proche (i.e. à horizon 3-4 mois). Grâce à une solution comme Fygr, vous avez en permanence la possibilité d’observer le niveau de votre trésorerie, son évolution sur les derniers mois d’historique, ainsi que vos prévisions pour les mois à venir. Fygr vous permet notamment d’agréger facilement l’ensemble de vos comptes bancaires et vous évite le processus fastidieux de consolidation. De cette manière, vous pouvez prévoir le plus tôt possible les périodes défavorables et tout mettre en œuvre pour maximiser vos chances de recouvrement des créances sur les semaines à venir. Vous pouvez également – si nécessaire – souscrire en temps voulu à des solutions de financement adaptées, comme le crédit de trésorerie ou l’affacturage.