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A l’heure où les levées de fonds se multiplient, de plus en plus de jeunes sociétés et PME se retrouvent soutenues par des investisseurs, business angels ou fonds d’investissement. L’objectif pour ces jeunes sociétés est de soutenir une croissance rapide.

Mais en retour, l’investisseur exige bien souvent un reporting plus intense qu’auparavant

⏱ Ce qui oblige le dirigeant à y consacrer régulièrement du temps afin de pouvoir fournir une vue détaillée sur l’utilisation des fonds et un contrôle accru.

Cette étape génère très souvent des difficultés pour de nombreuses sociétés.

En effet, à échéance régulière (le plus souvent tous les mois ou tous les trimestres), le dirigeant est contraint de préparer des présentations pour ses investisseurs ou pour son board. 

Ce qui semble difficile à automatiser de façon efficace.

Par conséquent, le dirigeant est obligé de manipuler différents outils, parmi lesquels :

  • l’interface bancaire
  • une multitude de fichiers Excel et Powerpoint
  • les logiciels de facturations

Très rapidement, la manipulation de cet ensemble d’outils peut devenir très chronophage.

Ce qui explique par exemple, la difficulté de nombreuses start-up à calculer proprement leur cash burn (consommation mensuelle de cash suite à une levée de fonds). 

🤔 Dans ces conditions, comment optimiser son reporting financier et garder le contrôle sur l’utilisation du cash, sans perdre trop de temps dans la préparation de cette synthèse ?

Responsabiliser vos équipes

Chaque équipe – ou même chaque personne dans les petites structures – doit maîtriser son propre budget.

Elles doivent être en mesure de fournir une visibilité complète et transparente sur les outils et ressources utilisés, et sur les dépenses afférentes.

Par ailleurs, il peut également être très utile de définir tôt des plafonds de dépenses clairs par équipe ainsi que de restreindre les accès aux cartes bancaires.

Utiliser les bons outils

Les nouveaux outils d’Open Banking font émerger des possibilités nouvelles en termes d’automatisation du reporting financier, en particulier sur des sujets comme le suivi de l’utilisation des fonds bancaires.

Fygr est un bon exemple de ce type de nouveaux outils : la solution permet d’automatiser les points de reporting spécifiques aux questions de trésorerie, et plus globalement à la consommation de ressources financières. Concrètement, Fygr est en mesure de récupérer en continu les flux bancaires de l’entreprise, et d’y appliquer des algorithmes d’automatisation de l’analyse : catégorisation automatique des flux, calcul automatique du cash-burn, projections…  La solution permet également une visualisation flexible, en fonction des contraintes fixées par le dirigeant et ses potentiels investisseurs (graphs, tableaux, indicateurs spécifiques). Ces documents clés en main peuvent ensuite être directement partagés avec les différents intervenants (banquier, expert-comptable, board, équipe, investisseurs, etc.).

 

« Chez Kazidomi, nous avons mis en place très tôt un système de gestion des flux de trésorerie pour pouvoir nous montrer convaincants auprès de nos investisseurs et de nos banquiers, et l’effet a été radical : notre capacité à projeter de façon très claire l’utilisation des fonds, qui est souvent un challenge pour les startups, a été valorisée. » Alain Etienne, fondateur de Kazidomi

Centraliser vos moyens de paiements

Pour l’expert-comptable, la multiplication des comptes bancaires – sans oublier les sociétés qui utilisent des outils comme Paypal pour la réception et/ou l’envoi de paiements – peut rapidement s’avérer très compliquée à gérer.

Dans la mesure du possible, il est donc judicieux de limiter le nombre de moyens de paiement, et surtout de tous les lier à son outil de reporting du cash.

S’y prendre à temps

Il est crucial de commencer à mettre en place des processus de suivi et planification de la trésorerie avant d’être noyé dans l’ensemble de données à synthétiser. Dans le cas contraire, la mise en place pourrait s’avérer extrêmement pénible et complexe. En mettant en place à temps les outils et processus opérationnels de suivi appropriés, le dirigeant gagne en sérénité sur le futur de son activité, et évite les incohérences dans ses chiffres, qui peuvent s’avérer très chronophage à rectifier. Dans tous cas, mieux vaut ne pas attendre la levée de fonds pour mettre ce genre de processus en place, puisqu’un suivi rigoureux sera un argument supplémentaire à faire valoir auprès des investisseurs potentiels.