Bien suivre sa trésorerie permet de mieux gérer son entreprise et de gagner en sérénité. Mais pour éviter de vous compliquer la tâche, est-ce que vous avez essayé de tenir un tableau de flux de trésorerie sur Excel ou sur un logiciel en ligne ?
En suivant vos encaissements et vos décaissements, vous allez ainsi affiner les stratégies financières et opérationnelles de l’entreprise et connaître à l’avance et de manière précise sa situation financière.
Étant donné que la gestion des flux de trésorerie peut vite devenir chronophage et source d'inquiétude, nous allons vous expliquer pas à pas comment construire un tableau de flux de trésorerie imparable sur Excel.
Reprenons les bases. Dans les grandes lignes, la trésorerie de votre entreprise rassemble vos disponibilités financières. Il s'agit de la somme d'argent dont vous disposez à l'instant T sur vos comptes bancaires, dans vos caisses et dans vos valeurs mobilières de placement.
La trésorerie de votre entreprise vous permet de financer votre activité courante et de couvrir les dépenses nécessaires à son fonctionnement. De facto, cela vous permet de concevoir vos offres de services / produits, de payer vos partenaires et autres dépenses courantes, et de régler vos dépenses exceptionnelles.
En suivant votre trésorerie, vous pourrez ainsi déployer votre service de manière viable et planifier la stratégie la plus rentable possible. Mais ce n’est pas tout ! Vous pourrez également anticiper les aléas rares et les crises possibles.
Bien gérer votre trésorerie permet également d'entretenir une bonne relation avec vos apporteurs de capitaux et de rembourser vos dettes.
Suivre votre trésorerie est donc essentiel et primordial à la survie de votre entreprise. Mais comment le faire ?
C'est là que le tableau de suivi de trésorerie entre en jeu. C’est en fait un outil permettant de tracer, de visualiser et d'analyser rapidement l'ensemble de vos encaissements et décaissements.
Un tableau de suivi de trésorerie permet également d'avoir une vision à moyen et long termes de la situation financière de votre entreprise et d'effectuer ainsi des prévisions financières.
Selon vos besoins, le tableau de suivi de trésorerie vous permet d'analyser et d'anticiper vos flux, que ce soit de manière quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
Entrons maintenant dans le vif du sujet : comment construire ce fameux suivi ? Il faut savoir que le tableau de trésorerie prend en compte tous vos flux entrants et sortants (encaissements et décaissements).
En additionnant l'ensemble de vos flux sur une période, vous obtenez la variation de trésorerie sur la période sélectionnée. Seulement, en réalité cela peut s'avérer complexe.
Nous allons donc vous guider pour construire pas à pas votre tableau de suivi de trésorerie Excel en 5 étapes.
Afin d'établir un état des lieux de la situation actuelle de votre entreprise, commencez par reporter vos données bancaires (solde et transactions) historiques dans votre Excel. Cela vous permettra de partir du solde de la trésorerie initiale afin de suivre le reste de votre activité dans le temps.
Grâce à ces données, vous pourrez établir facilement votre plan de trésorerie prévisionnelle.
Ce solde prévisionnel apportera de la visibilité sur votre trésorerie future et vous permettra ainsi d'anticiper vos creux ou excédents de trésorerie.
L'étape suivante consiste à dessiner votre arborescence personnalisée de catégories de vos recettes et de vos charges.
Cette étape est cruciale pour suivre facilement votre trésorerie mensuelle.
Chaque secteur d'activité et entreprise étant unique, il est d'autant plus pertinent de créer votre propre classification afin de coller au mieux à votre business model et à votre secteur. Vous obtiendrez ainsi un plan de trésorerie Excel personnalisé, ce qui vous fera gagner du temps à coup sûr !
Cette arborescence vous permettra d'anticiper au mieux vos flux et de baser vos décisions stratégiques sur des données pertinentes.
Une fois votre arborescence réalisée, il faut maintenant remplir votre tableau de trésorerie.
Pour cela, affectez chaque transaction bancaire à une catégorie donnée. Une telle organisation vous permettra d'analyser vos postes de dépenses et de recettes plus facilement.
Mettez à jour votre tableau de trésorerie à la fin de chaque mois, et le tour est joué !
Une fois ce travail effectué, il vous sera en effet d'autant plus facile de suivre tous vos flux et d'avoir une vision globale de l'activité de votre entreprise. La catégorisation permet de ne laisser aucune transaction de côté et de s'assurer que vous prenez bien en compte toutes vos recettes et toutes vos dépenses.
Vos recettes représentent le budget d'encaissement. Il rassemble le chiffre d’affaires prévisionnel TTC et les encaissements hors exploitation. Vos encaissements doivent être répartis dans le temps par date d’encaissement.
Grâce au suivi de trésorerie sur le long terme, vous pouvez vous appuyer sur les encaissements des exercices précédents afin d'établir vos prévisions de résultat net ou de variation du BFR.
Exemple d'affectation de vos encaissements : vous pouvez établir des catégories et des sous-catégories à votre arborescence. Ces dernières doivent avoir du sens avec votre secteur d'activité. Vous pouvez donc répartir vos encaissements
Beaucoup de chefs d'entreprise classent leurs dépenses en deux catégories : les coûts variables et les coûts fixes.
Les coût fixes sont décorrélés des flux de l'activité. Il s'agit de l'ensemble des coûts opérationnels qui ne varient pas (ou peu) d'un mois à l'autre, quel que soit le niveau d'activité, comme par exemple le loyer des locaux, ou encore les salaires. Les coûts variables évoluent en ligne avec le niveau d'activité de votre entreprise. Que ce soit les matières premières ou le transport, il est possible d'anticiper vos décaissements et ainsi d'ajuster vos décaissements prévisionnels variables.
Grâce à cette vision, vous serez en mesure d’ajuster les délais de paiement des fournisseurs pour optimiser votre besoin en fonds de roulement.
Enfin, n'oubliez pas de prendre en compte le montant de TVA décaissée mensuellement (si vous suivez le régime réel) selon vos ventes et vos dépenses réalisées.
La classification de vos flux vos permet d'avoir en un clin d'œil un aperçu analytique de votre trésorerie. Vous pouvez ainsi analyser la saisonnalité de vos flux (encaissements notamment) par rapport à un produit, à un client ou une activité en général.
Il s'agit d'un outil non pas seulement financier mais également analytique qui vous aide à piloter votre activité. Vous devez donc construire votre prévisionnel pour qu'il soit en cohérence avec le reporting généré.
Ce prévisionnel vous permet de vous projeter sur le plus ou moins long terme et d'anticiper vos besoins. Connaître le solde prévisionnel de votre entreprise et son évolution dans le temps est l'une des finalités cruciales au suivi de flux de trésorerie.
Si vous avez réalisé les étapes précédentes de manière rigoureuse, vous aurez une vision financière claire de ce que vous réserve l'avenir.
Quand bien même il est impossible de tout prévoir, votre prévisionnel futur reste une clé puissante pour construire vos stratégies et vos projets de développement à venir.
À cette étape vous pouvez notamment construire des prévisions selon différents scénarios, du plus pessimiste et catastrophique au plus optimiste et paradisiaque.
Une fois votre tableau joliment dressé, il ne s'agit pas de le laisser dans un dossier que vous n'ouvrez plus jamais. Au contraire, il est primordial d'agir en conséquence suite aux analyses fournies par le tableau.
Dans cette dernière étape, comparez vos prévisions au réel au fur et à mesure et de manière régulière (à la fin de chaque mois par exemple).
Cette phase de retour sur analyse, vous permet
L'objectif final reste le maintien de la bonne santé financière de votre entreprise.
Pour ne pas vous laisser submerger, fixez-vous des objectifs de révisions. Tous les mois, anticipez des réunions mensuelles et revoyez vos prédictions.
L'analyse des écarts entre le prévisionnel et le réel est un indicateur du déroulement de vos projets entre la théorie et la pratique.
Vous avez maintenant toutes les clefs en main pour faire et remplir votre tableau de flux de trésorerie sur Excel.
Pour vous aider, nous vous avons préparé un modèle de tableau Excel de suivi de trésorerie à télécharger. Facile à utiliser et à mettre à jour, il deviendra votre allié numéro 1 du suivi de votre activité.
Plus d'excuses pour ne pas suivre vos flux de trésorerie ! Si vous n’êtes toujours pas convaincu, sachez que le manque de gestion de trésorerie est l’une des principales causes de faillite des jeunes entreprises.
Si vous souhaitez automatiser la gestion de votre trésorerie, n’hésitez pas à vous tourner vers un outil de gestion de trésorerie en ligne. Avec Fygr, prévoir et suivre votre trésorerie n’a jamais été aussi facile : centralisez tous vos comptes bancaires sur une seule plateforme, laissez l’outil mettre à jour vos flux de trésorerie automatiquement, et construisez des scénarios prévisionnels directement sur la plateforme.
