Dans un monde qui est de plus en plus digitalisé, le passage à une facturation électronique pour les entreprises est devenu une nécessité.
Certes, la facturation électronique obligatoire n’est pas pour 2024, mais son obligation devrait se faire d’ici quelques années pour la plupart des entreprises
L’instauration prochaine de la facturation électronique obligatoire marque donc une étape cruciale dans la modernisation des pratiques comptables et fiscales.
Nous vous proposons dans cet article de tout découvrir sur la facturation électronique, qui sera bientôt obligatoire pour toutes les entreprises !
Selon le nouvel article 289 bis du Code général des impôts, une facture électronique est un document émis, transmis et reçu sous une forme numérique, intégrant un minimum de données structurées.
Cela la distingue nettement des factures traditionnelles « papier » ou des fichiers PDF ordinaires.
La transmission de cette facture électronique au client se fait via une plateforme de dématérialisation, qu'il s'agisse du portail public de facturation ou d'une autre plateforme spécialisée.
Attention ! La dématérialisation des factures en elle-même ne suffit pas à en faire une facture électronique. Il faut également ajouter un format structuré défini par l’administration, comme expliqué dans cet article.
Le contenu d’une facture électronique doit reprendre intégralement celui d’une facture papier, tout en ajoutant les informations suivantes :
La transmission de factures ne se fera plus d’entreprise à entreprise : toutes les factures devront circuler via le Portail Public de Facturation (PPF).
Pour simplifier ce processus, l’État a prévu que des partenaires privés (les Plateformes de Dématérialisation Partenaires, PDP) soient autorisés à servir d’intermédiaire entre l’entreprise et le PPF, afin de gérer différents modèles de factures électroniques.
Cependant, il faudra bien que tout transite via le PPF, afin que l’administration fiscale puisse récupérer toutes les informations qui l’intéressent.
Ainsi, dans les années qui viennent, plusieurs nouvelles plateformes feront probablement leur apparition pour vous proposer une solution de facturation électronique simple et adaptée à votre entreprise, et ce sont elles qui se chargeront de faire transiter votre facture via la plateforme centralisée de l’État.
La facturation électronique obligatoire concernera progressivement toutes les entreprises, quel que soit leur secteur d'activité ou leur taille, y compris les auto-entrepreneurs.
L'objectif est d'harmoniser et de sécuriser les échanges commerciaux tout en simplifiant les procédures fiscales entre toutes les entreprises, ou entre les entreprises et l’administration.
L’obligation de la facturation électronique répond certes à un besoin de modernité, mais elle offre également plusieurs avantages clés pour l’ensemble des entreprises. Voici ce que la dématérialisation des factures permet :
La facturation électronique améliore la productivité en offrant un accès instantané et simplifié aux données de l'entreprise. Les informations de facturation sont centralisées et disponibles en temps réel, permettant aux équipes de gérer et de consulter les factures rapidement.
Cela réduit le temps consacré à la recherche de documents et à la saisie manuelle des données. L’automatisation des processus de facturation libère des ressources, permettant aux employés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Par exemple, une étude de cas menée auprès de PME a montré que la transition vers la facturation électronique a permis de réduire le temps de traitement des factures de 50 %, libérant ainsi des ressources pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
le coût d’une facture classique est de 14 à 20€ pour une entreprise (saisie, validation, paiement, archivage, gestion des litiges…) contre seulement 4€ pour une facture électronique.
Au global, selon le ministère de l’économie et des finances, ce « gain de simplification » est évalué à 4,5 milliards d’euros pour plus de 4 millions d’entreprises.
L'automatisation de la facturation électronique améliore considérablement le suivi des échéances, ne serait-ce que grâce aux rappels automatiques avant les dates limites de paiement.
Intégrer la facturation électronique aux systèmes comptables permet d’avoir des informations en temps réel sur les factures à payer et à recevoir, afin de gérer de manière proactive les échéances de vos créances.
Le report d’une facture électronique est également bien plus facile que celui d’une facture conventionnelle.
La transition vers la facturation électronique obligatoire joue un rôle clé dans l'amélioration des relations entre clients et fournisseurs. En effet, elle permet :
Tout ceci facilite grandement la gestion des différents fournisseurs de votre entreprise.
L’administration fiscale prévoit à terme un pré-remplissage des déclarations de TVA grâce à la facturation électronique.
Pour les entreprises, cela simplifiera grandement la gestion des déclarations de TVA, faisant encore gagner un peu plus de temps.
L’intérêt pour l’État est de lutter contre la fraude fiscale, et principalement contre la fraude à la TVA.
Afin d’assurer une transition en douceur, la mise en place de la facturation électronique obligatoire se fait de manière progressive, avec des échéances fixées par les autorités fiscales.
Pour les relations avec des acteurs publics, l’obligation de facturation électronique est déjà en place depuis le 1er janvier 2021. Mais pour les factures électroniques obligatoires du secteur privé, l’obligation va se mettre en place progressivement.
Voici donc le calendrier pour la facturation électronique obligatoire tel qu’il est prévu actuellement :
La facturation électronique obligatoire offre une transparence accrue et une meilleure traçabilité des transactions financières.
Les services comptables bénéficient d’une réduction des tâches manuelles et d’une diminution des erreurs de saisie, ce qui se traduit par une comptabilité plus précise et fiable.
En outre, l’automatisation des processus de facturation permet de dégager du temps pour les tâches à plus forte valeur ajoutée, comme l’analyse financière et la planification stratégique de l’entreprise !
Les sanctions en cas de non-conformité à l’obligation de facturation électronique peuvent être significatives.
Passée l’échéance de 2027, certaines factures pourront toujours être reçues au format papier ou pdf. C’est le cas plus particulièrement des factures internationales.
Les entreprises ayant des clients ou des fournisseurs à l’étranger devront donc s’assurer de leur capacité à gérer tous types de formats : papier, dématérialisé (pdf) et électronique, y compris une fois que l’obligation sera en place.
La transition vers la facturation électronique obligatoire peut poser plusieurs défis à une entreprise. Voici les problèmes les plus courants que vous pourriez rencontrer:
Pour surmonter ces défis, il est essentiel de bien préparer la transition, de former adéquatement le personnel et de chercher du soutien technique si nécessaire.
Cela prendra du temps, mais permettra d'assurer une mise en œuvre réussie et de maximiser les avantages de la facturation électronique.
Il est donc crucial pour toutes les entreprises de se préparer et de s'assurer dès maintenant qu'elles respecteront les nouvelles obligations en matière d’obligation de facturation électronique.
En anticipant ces changements, les entreprises peuvent non seulement se conformer aux exigences réglementaires, mais aussi tirer parti des nombreux avantages que la facturation électronique offre.
Ne perdez pas de temps, en engagez dès à présent une démarche proactive pour garantir une transition en douceur et éviter des complications futures.
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