La procédure de gestion des factures implique de nombreuses parties directement et indirectement associées à la transaction (comptabilité analytique, audit, comptabilité fournisseurs, expédition et transport). Cela complique le processus et allonge les délais de paiement fournisseur. L'article suivant résume le processus et offre des conseils pratiques sur la manière de rationaliser la gestion des fournisseurs à travers les factures (comme la facturation électronique par exemple) et de la rendre plus efficace.
Avec le cycle bancaire, le cycle achat-fournisseur est l’un des processus commerciaux les plus risqués pour toutes les organisations. Surtout celles qui dépendent exclusivement de fournisseurs pour la continuité de leur activité (comme la restauration). C’est là que la majorité des fraudes et des abus se produisent.
La gestion des factures est une composante essentielle du cycle fournisseur (aussi appelé cycle d’achat fournisseur). Il s'agit notamment de vérifier que la facture du bon fournisseur pour la bonne commande a été reçue et approuvée. Il faut ensuite la comptabiliser dans vos livres et la payer. Ce processus peut être très difficile à gérer sans un système rationalisé et un suivi efficace et fiable des paiements.
Ce processus englobe toutes les étapes qui suivent l’envoi d’une facture par un fournisseur à son client :
En réalité, les entreprises et leurs équipes sont confrontées à plusieurs défis dans le cadre de la gestion des factures fournisseurs. S'ils ne sont pas traités correctement, cela peut entraîner des pertes considérables pour l'entreprise. Voici certains exemples :
Optimiser le traitement des factures fournisseurs est essentiel pour gagner en efficacité et réduire les coûts opérationnels. Une gestion manuelle peut rapidement devenir chronophage et source d’erreurs, impactant ainsi la trésorerie et la relation fournisseur.
L’automatisation est la clé d’une meilleure gestion des factures. En adoptant un logiciel de facturation ou une solution de dématérialisation, les étapes comme la saisie des données, la vérification et l’archivage peuvent être effectuées automatiquement. Cela réduit les erreurs de saisie et accélère les processus de traitement. De plus, ces outils permettent de centraliser toutes les factures au sein d’une interface unique, facilitant leur suivi en temps réel.
💡 Astuce : Privilégiez un logiciel doté de fonctionnalités comme le rapprochement automatique avec les bons de commande ou les paiements programmés pour une conformité optimale.
La dématérialisation offre un retour sur investissement significatif en réduisant les coûts liés au papier, à l’impression et à l’archivage physique. En digitalisant vos factures, vous diminuez les délais de traitement et améliorez la transparence dans vos échanges avec les fournisseurs. Une gestion numérique favorise également une meilleure traçabilité des documents, indispensable lors de contrôles fiscaux ou d’audits financiers.
Les étapes clés d’une gestion optimisée :
En adoptant ces pratiques, votre entreprise pourra simplifier la gestion des factures tout en assurant une relation durable avec ses fournisseurs.
L'impact de la gestion des factures fournisseurs sur le succès d'une entreprise est souvent trop sous-estimé. La facturation est le premier point d'interaction entre un acheteur et un vendeur ; c'est la base sur laquelle reposent tous les autres processus financiers.
La capacité à gérer efficacement les données relatives aux factures est essentielle pour assurer une comptabilité précise et fiable dans tous les secteurs. Comme par exemple l'industrie manufacturière, le commerce de détail et le commerce de gros. Toutefois, elle est particulièrement importante pour les entreprises du secteur de la construction qui dépendent fortement de leurs fournisseurs de matériaux, de services et d'équipements.
Avec l’arrivée imminente de la généralisation de la facturation électronique, les directions financières se préparent à la digitalisation. Si les enjeux liés à la facture électronique varient selon les tailles d’entreprises et leur secteur d’activité. Il y a un point qui met tout le monde d’accord est la nécessité d’automatiser le processus de gestion des factures d’achats.
Une priorité qui concerne aussi bien les dirigeants et les DAFS que les experts comptables :
Les entreprises disposent souvent de plusieurs systèmes en place pour gérer les factures des fournisseurs : plateforme de dématérialisation, outil de paiement, logiciel comptable, etc. Pour être efficaces à 100%, tous ces systèmes doivent être reliés entre eux. Grâce à cela, les informations financières puissent transvaser d’un outil à l’autre sans saisie manuelle ni perte de données.
En reliant les systèmes clés entre eux, vous créez une piste d’audit fiable et une base de données centrale.Toutes les factures des fournisseurs y seront stockées et suivies. Cette synchronisation entre les solutions restitue en temps réel le fil d’activité de vos factures, depuis leur réception jusqu’au paiement final.
De plus en plus d’ERP, de logiciels comptables et de gestion proposent des intégrations techniques avec d’autres outils du processus comptable. Un atout compétitif pour les entreprises, qui disposent d’une vue centralisée de leurs flux de paiements.
Le choix d’un logiciel de facturation dépend des besoins spécifiques de votre entreprise et de vos objectifs en matière de gestion financière. Un bon outil doit vous permettre de simplifier la mise en place de vos processus et d'automatiser les tâches répétitives. Il doit également garantir une conformité aux obligations légales.
Les logiciels de facturation électronique se distinguent par leur capacité à réduire les coûts de traitement et à offrir une meilleure traçabilité des transactions. Grâce à l'intégration de solutions basées sur l'intelligence artificielle, ces outils peuvent détecter automatiquement les erreurs de saisie. Mais également, vérifier les montants et faciliter le rapprochement avec les bons de commande.
💡 Astuce : Si vous gérez une petite entreprise, optez par exemple pour une solution de gestion facile à prendre en main. Comme celles qui proposent des formats personnalisés et une assistance dédiée.
En investissant dans un logiciel adapté, vous simplifiez vos processus de facturation, optimisez votre temps et réduisez les risques liés aux erreurs manuelles. Fygr propose toujours 7 jours gratuits alors profitez en vite !
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