Les chefs d’entreprises passent bien souvent trop peu de temps sur la gestion des fournisseurs. Pourtant, il s’agit d’un élément crucial pour assurer la réussite et la pérennité d’une entreprise.
Dans cet article, nous allons donc vous expliquer pourquoi et comment s’occuper de la gestion des fournisseurs de votre entreprise !
En définition la gestion des fournisseurs englobe toutes les activités visant à sélectionner, évaluer et interagir avec les fournisseurs de biens et de services pour votre entreprise.
Il s’agit donc du processus qui regroupe :
Cela implique également la gestion des factures fournisseurs ainsi qu’une bonne comptabilisation des frais de gestion fournisseur.
Améliorer sa gestion des fournisseurs est très utile pour toute entreprise. Voici les principales raisons pour lesquelles vous devriez prendre la gestion des fournisseurs très au sérieux.
Ce travail de gestion des fournisseurs permet d’obtenir des données complètes et précises. Elles permettent à terme de sélectionner les fournisseurs les mieux adaptés aux besoins de l'entreprise.
Une sélection rigoureuse des fournisseurs aide à éviter les problèmes liés à la qualité, aux délais de livraison et aux coûts excessifs.
En optimisant les conditions contractuelles et en négociant des tarifs plus avantageux, la gestion des fournisseurs contribue directement à la réduction des coûts d’exploitation.
Cela inclut non seulement les prix des produits et services, mais aussi les coûts indirects liés à la logistique et à la gestion des stocks. Par exemple, cela vous aidera à inclure les délais de paiement fournisseurs dans le rapport de gestion de l’entreprise.
L’économie en termes de coûts logistiques peut atteindre 10 à 15% pour certaines entreprises !
S’adapter à un nouveau fournisseur toutes les semaines prend du temps et vous fait perdre de l’argent.
Au contraire, bien gérer ses fournisseurs et construire des relations solides permet à l’entreprise de standardiser et rationaliser ses processus. Ainsi, vous gagnez en temps et en efficacité opérationnelle.
Évaluer continuellement les fournisseurs et les surveiller rigoureusement vous évitera d’être surpris par un défaut de qualité, des retards, voire même une interruptions d’approvisionnement.
En cas de problème, votre base de données fournisseurs vous permettra même de trouver le meilleur remplaçant rapidement !
Il est évident qu’il vaut mieux avoir des bonnes relations avec ses fournisseurs. Cela mène à une meilleure collaboration, un meilleur niveau de service et des potentielles réductions sur vos achats.
Il faut voir les relations fournisseurs comme un investissement solide pour votre entreprise.
En collaborant étroitement avec les fournisseurs, les entreprises peuvent progressivement améliorer la qualité de leurs produits et services.
Les fournisseurs peuvent apporter des idées novatrices et des solutions techniques parfaitement adaptées à l’entreprise, et qui enrichissent donc les offres de l'entreprise.
Les partenariats stratégiques avec les fournisseurs permettent aux entreprises d'accéder à de nouvelles technologies et innovations, ce qui donne donc un avantage concurrentiel sur le marché.
Maintenant que vous comprenez pourquoi une bonne gestion des fournisseurs est cruciale, découvrez les meilleures pratiques pour optimiser ces processus.
Optimiser la gestion des fournisseurs nécessite une combinaison de bonnes pratiques, d'outils performants et d'une stratégie clairement définie. Une gestion efficace permet d'améliorer la collaboration, de réduire les coûts et de renforcer la chaîne d'approvisionnement.
L'automatisation est une étape clé pour optimiser le suivi des fournisseurs. Les logiciels de gestion dédiés offrent une meilleure visibilité sur l'ensemble des processus de gestion, depuis l'approvisionnement jusqu'à l'évaluation des performances. Ces outils permettent également d'automatiser des tâches répétitives comme le suivi des factures, les approbations de commandes et la mise à jour des données fournisseurs.
💡 Conseil : Intégrez un logiciel qui propose des tableaux de bord personnalisables pour piloter vos indicateurs clés en temps réel.
Pour optimiser la gestion, il est essentiel d'établir des processus clairs et de les documenter. Cela comprend des politiques d'approvisionnement bien définies, des critères précis pour la sélection des fournisseurs. Et également, un système de suivi des performances basé sur des indicateurs comme le respect des délais, la qualité des livraisons et la transparence des relations.
Liste des meilleures pratiques :
En adoptant ces stratégies, votre organisation pourra améliorer la gestion des fournisseurs tout en créant une chaîne d'approvisionnement plus résiliente et performante.
Il existe différentes approches de la gestion des fournisseurs. Il est essentiel de choisir celle qui vous convient le mieux et qui sera la plus pertinente au regard de la situation spécifique de votre entreprise.
On peut distinguer plusieurs niveaux progressifs de relations avec ses fournisseurs, que l’entreprise doit essayer de grimper avec le temps :
On pourrait également considérer un dernier niveau qui va encore plus loin qu’un simple partenariat :
L’intégration en amont → regroupement des deux entités dans un même groupe, par exemple lorsqu’un fabricant rachète un fournisseur. En bref, les deux entreprises ne font plus qu’un.
Voici quelques pistes pour vous aider à assurer une bonne gestion des fournisseurs :
Il est essentiel de développer des relations de confiance avec les fournisseurs, basées sur une communication ouverte et honnête. Les entreprises doivent également être transparentes sur leurs attentes et fournir des retours constructifs.
Cela implique d’être transparent et de communiquer régulièrement avec vos fournisseurs. Ainsi, vous éviterez les malentendus et pourrez rapidement résoudre des problèmes.
Il faudra également vous occuper délicatement de la question du délai de paiement fournisseur, puisque une entreprise a intérêt à se faire payer rapidement. Alors que le fournisseur à intérêt à payer le plus tardivement possible, d’ou le besoin d’un compromis pour satisfaire tout le monde.
Une bonne pratique consiste à impliquer les fournisseurs dès les premières étapes du processus d'achat et à co-créer les contrats. Cela permet de s'assurer que les deux parties sont alignées sur les objectifs et les attentes.
L'un des principaux défis est de pouvoir identifier et évaluer les risques potentiels liés aux fournisseurs, tels que :
Assurez-vous que vos fournisseurs respectent les termes contractuels et atteignent les objectifs de performance est un défi constant.
Cela nécessite une surveillance continue et des évaluations régulières de la qualité des produits livrés, ainsi que des délais de livraison, de paiement …
Enfin, une dernière étape pour limiter les risques est de mettre en place un portefeuille diversifié de fournisseurs. Cela inclue des petites entreprises locales et des grands groupes internationaux.
Ainsi, si vous perdez l’un de vos fournisseurs actuels, vous pourrez le remplacer rapidement et efficacement.
Pour finir, la gestion de la comptabilité fournisseur permet de faire un bilan sur votre gestion des fournisseurs.
Il y a trois postes que vous devez absolument suivre :
Ainsi, utilisez ces éléments pour identifier des domaines d’amélioration et ainsi ajuster les stratégies de gestion des coûts.
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