Les factures impayées sont une des plus grandes sources d’inquiétude pour les dirigeants d’entreprise. En effet, les factures impayées peuvent avoir un impact négatif sur la trésorerie et sur la capacité de l’entreprise à payer ses propres factures.
Ainsi, il est primordial de savoir gérer les factures impayées et de maîtriser les mécanismes de relance pour débloquer la trésorerie liée à ces factures. De même, connaître les procédures judiciaires peut s’avérer utile pour recouvrer les créances associées.
Or, opérer un suivi et une gestion des factures et des impayés prend beaucoup de temps. Il existe désormais des logiciels permettant d’éditer des factures électroniques, ce qui représente un gain de temps considérable. Le CFO et son équipe peuvent alors se concentrer sur d’autres tâches, comme la gestion des factures impayées.
En cas de facture impayée, comment faire pour recevoir le paiement tout en préservant de bonnes relations avec ses clients ?
On dit qu’une facture est impayée lorsque le délai de paiement de la facture est dépassé et que le client n’a pas payé l’entreprise pour les prestations fournies.
En effet, la facture est considérée comme impayée si les trois conditions suivantes sont respectées :
Les délais relatifs aux factures impayées
Dès que le délai de paiement inscrit sur la facture est dépassé, l’entreprise peut contacter son client afin de procéder à une relance pour facture impayée.
Bon à savoir : En général et en l’absence d’accord précisant d’autres dispositions, le délai de paiement des factures est fixé à 30 jours.
Cependant, il est important de savoir qu’il existe un délai de prescription pour une facture impayée. Cela signifie que passé ce délai de prescription, il n’est plus possible d’envoyer une relance pour une facture impayée. Les délais sont les suivants et dépendent du type de clients concernés :
Par conséquent, même si ces délais peuvent paraître très longs, il est important de mettre en place un processus efficace de repérage et de relance pour facture impayée, afin d’éviter toute perte sèche.
Pour éviter d’entamer des procédures judiciaires pour recouvrer des factures impayées, les entreprises peuvent mettre en place un dispositif de prévention des factures impayées.
Ce dispositif de prévention peut commencer dès la prise de contact et la négociation avec les clients. En effet, évaluer le risque client avant la signature d’un contrat peut éviter de faire face à des factures impayées à l’avenir.
De plus, pour éviter les factures impayées, il est également possible de mettre en place une gestion optimisée des relances pour factures en comptabilité. Pour ce faire, certaines entreprises automatisent le processus de relance client en utilisant un logiciel adapté. Ces logiciels permettent d’envoyer automatiquement des relances à des dates prédéterminées en fonction du profil de votre client.
En plus de se prémunir d’éventuelles factures impayées, l’entreprise opère un gain de temps considérable en automatisant les relances de factures impayées et les procédures judiciaires.
Ces logiciels permettent d’adopter un plan de relance efficace qui préserve la relation entre l’entreprise et ses clients.
L’impact des factures impayées sur la trésorerie
Les factures impayées sont un réel danger qui pèse sur la trésorerie de l’entreprise. En effet, si le client ne règle pas sa facture, l’entreprise subit une perte sèche. Malgré les impayés de ses clients, elle devra payer ses fournisseurs.
En plus de la trésorerie, les factures impayées peuvent avoir un impact négatif sur les marges de l’entreprise. Dans les cas les plus graves, les factures impayées et qui ne seront pas réglées peuvent mener l’entreprise vers une cessation de paiement.
C’est pourquoi il est primordial de surveiller les dates de paiement des factures et veiller à relancer les clients à temps.
En plus des enjeux liés à la trésorerie et aux marges, la relance des factures impayées est importante pour préserver la relation entre le client et l’entreprise.
La relance client est la première étape en cas de facture impayée. Dans les cas les plus graves, ces factures impayées peuvent donner lieu à des poursuites judiciaires. Cependant, il est primordial de ne pas passer l’étape de la relance amiable, sous peine de perdre définitivement un client qui avait simplement oublié de payer la facture.
Lorsque que le délai de paiement est dépassé, la première chose à faire est de contacter le client pour lui rappeler qu’il n’a pas encore payé la facture en question.
Cette première prise de contact peut se faire par appel téléphonique, et de manière courtoise. En effet, il est interdit de menacer ou de mettre la pression à son client. Cet appel a uniquement pour but de rappeler au client ses obligations de paiement et de discuter des modalités de règlement de la facture.
Bonne pratique : Pour éviter les factures impayées, il est possible d’appeler le client avant l’échéance de la facture afin d’éviter les oublis et de perdre du temps dans une procédure de recouvrement. Cela permet de prouver votre sérieux auprès de l’entreprise et de préserver de bonnes relations avec les clients. Il s’agit d’une bonne pratique de gestion des factures en comptabilité.
Si la prise de contact par téléphone ne donne pas lieu au règlement de la facture impayée, il convient d’envoyer une première lettre de relance.
Cette lettre de relance pour facture impayée a pour but de signaler à votre client que la date de paiement est dépassée et qu’il doit régler sa facture. Dans la plupart des cas, la relance par courrier permet de rappeler au service comptable de votre client qu’il reste une facture à payer.
En rédigeant la lettre de relance pour facture impayée, il faut adopter un ton cordial et neutre. En effet, l’envoi d’une telle lettre n’est pas synonyme d’un litige avec le client en question.
Trois formats sont recommandés pour l’envoi des lettres de relance pour facture impayée :
En effet, ces trois modes d’envoi permettent de garder une trace des courriers de relance. Cela pourra servir de preuve en cas de contentieux avec le client.
Astuce : Il existe de nombreux modèles de lettres de relance sur Internet. Ces modèles de relance peuvent être adaptés pour convenir au mieux à la relation entretenue avec les clients.
La première lettre de relance pour facture impayée a été envoyée, réceptionnée mais n’a pas déclenché le règlement de la facture. Il est alors possible d’envoyer une à deux lettres de relance supplémentaires.
Bon à savoir :La loi ne spécifie pas de délai minimal entre deux lettres de relance pour factures impayées. Il n’est pas non plus obligatoire d’envoyer plus de deux lettres de relance. Il s’agit donc d’une décision à prendre au sein de l’entreprise. La procédure de recouvrement suivie dépendra de la relation avec le client.
La mise en demeure pour facture impayée est la dernière étape avant l’enclenchement de la procédure juridique. Elle prévient le débiteur que l’entreprise va entrer en contentieux si les factures ne sont pas réglées dans les plus brefs délais. La mise en demeure se fait par lettre recommandée avec accusé de réception.
Astuce : La mise en demeure peut aussi être envoyée en ligne plutôt que par la poste, ce qui permet d’éviter de se rendre plusieurs fois à la poste pour envoyer puis recevoir l’accusé de réception.
Il existe plusieurs manières d’obtenir un recouvrement des factures impayées :
Il existe plusieurs procédures pour obtenir le paiement des factures impayées : l’injonction de payer, le référé-provision et l’assignation en paiement. Ces procédures judiciaires, si elles réussissent, permettent à l’entreprise d’obtenir un titre exécutoire qui force l’entreprise cliente à régler sa facture impayée.
L’injonction de payer
L’injonction de payer est la procédure judiciaire à suivre pour les litiges liés à un montant faible. Le débiteur n’est pas convoqué par le tribunal, et en cas de succès, sera contrait de régler ses dettes. Si le juge décide d’accorder à l’entreprise une ordonnance d’injonction de payer, il sera possible de faire appel à un huissier pour faire des saisies sur le débiteur.
Cette procédure convient lorsque le débiteur ne fait pas opposition au litige et aux litiges peu complexes.
L’injonction à payer est une procédure qui présente de nombreux avantages en cas de facture impayée.
Elle comporte en effet de nombreux avantages :
Point de vigilance
Pour mener à bien une injonction de payer, il faut remplir le Cerfa d’injonction de payer et s’adresser au tribunal compétent en fonction du litige.
Le référé-provision
Le référé-provision permet à l’entreprise d’obtenir le versement d’une partie des sommes dues par le débiteur, et ce très rapidement. En effet, lorsque le juge prononce une ordonnance de référé-provision, le débiteur devra verser une provision à l’entreprise créancière.
Si le débiteur ne règle toujours pas sa créance, il est alors possible d’opérer une saisie des biens du débiteur via un huissier. Par conséquent, l’entreprise créancière pourra recouvrer ses impayées grâce à une saisie-vente.
Il s’agit par conséquent d’une procédure de recouvrement des factures impayées très rapide et à moindre coût.
Bon à savoir :La procédure de référé-provision est soumise à conditions. En effet, la créance ne doit pas être contestable par le débiteur. Par conséquent, il est primordial de pouvoir prouver l’existence de la créance pour faire usage de cette procédure.
L’assignation en paiement
Enfin, l’assignation en paiement est la procédure la plus coûteuse et la plus longue. En effet, elle donne lieu à un procès. L’assignation en paiement est nécessaire lorsque les procédures d’injonction de payer ou de référé-provision n’ont pas fonctionné parce que le débiteur nie l’existence de la créance.
A noter : Les coûts d’un procès contradictoire peuvent être très élevés. Par conséquent, cette procédure n’est pas forcément adaptée pour les petites et moyennes entreprises, qui peuvent perdre plus d’argent dans une assignation en paiement qu’elles n’en gagneraient en recouvrant la facture impayée.
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