5 étapes pour faire un budget de trésorerie efficace

Le budget de trésorerie est l’arme ultime pour piloter son entreprise en toute sérénité. 

😏 Ça vous intéresse ?

Dans cet article nous revenons sur la définition du budget de trésorerie (pour éviter de confondre avec d'autres outils comptables et financiers). Nous verrons ainsi son intérêt pour vous et votre entreprise.

Ensuite, nous expliquons comment créer votre budget de trésorerie en 5 étapes 🖐️.

C'est parti !

Définition - Qu'est qu'un budget de trésorerie ?

Le budget de trésorerie d'entreprise est un outil financier prévisionnel qui permet aux dirigeants d'estimer les flux de liquidités entrants et sortants sur une période déterminée.

Il aide à anticiper les besoins de financement, les excédents de trésorerie et les éventuels déséquilibres.

Ce budget prévisionnel est essentiel pour assurer la pérennité de l'entreprise, en optimisant la gestion des liquidités et en évitant les difficultés financières.

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Pourquoi faire un budget de trésorerie ?

Faire un budget de trésorerie dans une TPE est crucial pour plusieurs raisons :

1. Anticiper les besoins financiers : Il permet d'identifier à l'avance les périodes de tension financière, afin de mettre en place des solutions appropriées (emprunt, report de dépenses, etc.).
2. Maîtriser les dépenses : Le budget aide les dirigeants à suivre et contrôler les dépenses, en les comparant aux prévisions et en ajustant si nécessaire.
3. Optimiser la gestion des liquidités : Il facilite la prise de décisions concernant l'investissement, le remboursement des dettes ou la constitution de réserves.
4. Améliorer la rentabilité : En suivant l'évolution des flux de trésorerie, les dirigeants peuvent identifier les sources de revenus les plus rentables et ajuster leur stratégie en conséquence.
5. Rassurer les partenaires financiers : Un budget de trésorerie bien construit démontre aux banques, investisseurs et fournisseurs que l'entreprise est bien gérée et a une vision claire de sa situation financière.
6. Faciliter la communication interne : Il permet aux dirigeants de partager les objectifs financiers et les prévisions avec les équipes, favorisant ainsi une meilleure compréhension des enjeux et une plus grande implication dans la réussite de l'entreprise.
7. Réduire les risques : La gestion proactive de la trésorerie aide à prévenir les problèmes financiers, tels que les découverts bancaires, les retards de paiement et les litiges avec les fournisseurs.
8. Se préparer aux imprévus : Un budget de trésorerie incluant des marges de sécurité permet d'absorber les aléas et de réagir rapidement en cas d'événements imprévus.
9. Faciliter l'obtention de financements : Les partenaires financiers exigent souvent un budget de trésorerie pour évaluer la solvabilité de l'entreprise et accorder des crédits.

Piloter la croissance : Enfin, un budget de trésorerie bien géré permet de soutenir la croissance de l'entreprise en identifiant les opportunités d'investissement et en adaptant les ressources financières en conséquence.

Comment faire un budget de trésorerie ?

🎯 Voici les 5 étapes pour mettre en place votre budget :

1. Le solde de trésorerie initial
2. Le budget des encaissements
3. Le budget des décaissements
4. Le solde de trésorerie prévisionnel
5. La mise à jour
   

Étape 1 : Le solde de trésorerie initial

Avant de se projeter, le point de départ est de savoir de combien d’argent vous disposez sur vos comptes bancaires le jour où vous démarrez votre budget. Ensuite, vos flux de trésorerie entrants et sortants impacteront le solde prévisionnel de vos banques, vous permettant :

• d’avoir une vision sur votre niveau de trésorerie futur ; 
• d’anticiper les difficultés ; 
• d’optimiser correctement vos excédents de trésorerie prévisionnels.

Étape 2 : Le budget des encaissements

Le budget des encaissements tient compte des différents éléments suivants :

• Le chiffre d’affaires prévisionnel TTC
• Les encaissements hors exploitation
• La répartition de ces montants par date d’encaissement 
• Leur affectation par catégorie analytique

Le chiffre d’affaires TTC

Lorsqu’on parle de trésorerie, on raisonne toujours toutes taxes comprises.

C’est un principe qui paraît évident pour les financiers et les comptables. Pourtant, l’habitude des dirigeants d’entreprises de travailler en hors taxes prend souvent le dessus. Il faut tout simplement penser au relevé bancaire : les sommes figurent toutes TTC. Et elles représentent bien les flux de trésorerie de votre entreprise. 

Les encaissements hors exploitation

Hormis le chiffre d’affaires, d’autres types d’encaissements prévisionnels doivent être budgétés. Nous pensons aux encaissements hors-exploitation tels que :

• Des ressources financières (augmentations de capital, apports des associés, financement bancaire, aides à la création d'entreprise et subventions, etc.) ;
• Des remboursements ou crédits fiscaux et sociaux (crédits d’impôt, chômage partiel, remboursements divers, etc.).

Aussi, certains flux de trésorerie exceptionnels tels que la cession d’une immobilisation ou une indemnité d’assurance peuvent être ajoutés au prévisionnel. A partir du moment où vous avez la connaissance des montants et des échéances. Nous en parlons un peu plus loin, dans la cinquième étape.

Une répartition dans le temps

Vos encaissements doivent être répartis dans le temps. Le plus souvent de manière mensuelle, ou plus précisément, à la semaine ou au jour près. Vous avez plusieurs méthodes pour répartir vos encaissements :

1. Vous connaissez à l’avance les dates et les montants encaissés, grâce à des contrats déjà signés avec vos principaux clients
2. Vous vous appuyez sur les encaissements des exercices précédents, pour définir vos recettes futures (avec la possibilité d’ajuster en fonction de votre connaissance et de vos prévisions)
3. Vous utilisez les deux méthodes

Si vous disposez déjà d’un prévisionnel de trésorerie – établi avec votre expert-comptable ou un autre conseiller – utilisez ce document pour répartir vos encaissements futurs. Selon votre connaissance du marché, vous pouvez bien sûr revoir les montants des ventes initialement prévues.

Une affectation analytique

À notre sens, le budget de trésorerie n’est pas qu’un outil de finance. C’est aussi et surtout un outil de gestion. Au même titre que la comptabilité financière n’a pas la même finalité que la comptabilité analytique. C’est pour cela que nous vous conseillons de répartir et calculer vos ventes. Vous pouvez le faire au sein d’une arborescence de catégories et sous-catégories qui a du sens pour vous par rapport à votre activité. Par exemple : 

• Par clients ; 
• Par produits ; 
• Par contrats ; 
• Par secteurs géographiques.

Cette affectation dite “analytique” vous permettra de faire des analyses plus fines. Par exemple, la saisonnalité des encaissements d’un produit sur un certain type de client, ou l’évolution des encaissements d’un produit précis dans le temps. Le budget de trésorerie n’est pas qu’un outil comptable, c’est avant tout un moyen de piloter votre activité.

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Étape 3 : Le budget des décaissements

Moins drôle que les encaissements, le budget des décaissements tient également compte des différents éléments suivants :

• des montants TTC ;
• répartis dans le temps ;
• et affectés par catégorie analytique.

Les décaissements prévisionnels nécessitent souvent un effort plus important. Pour vous aider à gagner du temps, essayez de classer vos coûts en deux parties :

• Les coûts variables : dont le niveau varie directement en fonction de votre activité. L’exemple typique est la matière première pour une activité de production. Dans ce cas, en vous basant sur votre budget d’encaissements, vous pourrez ajuster vos décaissements prévisionnels variables. Attention à prendre en compte les délais de règlements : les coûts variables liés à une vente encaissée en avril peuvent avoir été décaissés en janvier ! Pour en savoir plus sur le décalage entre encaissements et décaissements, nous vous conseillons notre article sur le besoin en fonds de roulement.
• Les coûts fixes : dont le niveau est décorrélé de l’activité. L’exemple classique est le loyer des locaux. Les coûts fixes peuvent être facilement répartis dans le temps, pour construire votre budget des décaissements. Attention pour les entreprises en forte croissance, les coûts fixes augmentent par pallier (si votre activité décolle et que vous embauchez, vous aurez sûrement des nouveaux loyers à payer…).

Aussi, il vous faudra prévoir le montant de TVA décaissé pour chaque mois (si vous êtes imposé au régime réel). Faites le en fonction des ventes et des dépenses assujetties, réalisées le mois précédent.

Étape 4 : Le solde de trésorerie prévisionnel

C’est une des finalités les plus importantes pour vous : connaître le solde de trésorerie prévisionnel et son évolution dans le temps. Ainsi, à votre solde de trésorerie initial s’ajoutent vos encaissements futurs et se déduisent vos décaissements prévisionnels. Si les 3 premières étapes ont été réalisées rigoureusement, alors vous disposerez d’une vision claire de vos soldes de trésorerie futurs.

Bien évidemment, nous évoluons aujourd’hui dans un environnement instable. Il est difficile de prévoir exactement les flux futurs de trésorerie. La concurrence est agressive, certains secteurs sont en pleine expansion et la conjoncture économique peut affecter vos prévisions. Aussi, nous vous conseillons de décliner vos budgets de trésorerie selon plusieurs scénarios. Par exemple :

• Scénario 1 : l’activité suit une évolution “normale”
• Scénario 2 : l’activité se développe à un rythme plus important que les exercices précédents
• Scénario 3 : certaines difficultés affectent l’évolution de votre activité

Cette méthode permet de se préparer au pire, comme au meilleur. Car faire un budget, c’est anticiper et se projeter pour poursuivre le développement de son entreprise, quelles que soient les évolutions possibles. 

Étape 5 : La mise à jour du budget de trésorerie

Une fois votre budget construit, vous devez garder une chose en tête : votre prévisionnel doit vivre et s’adapter.

Sans être modifié chaque semaine, vous devez le gérer de manière régulière (chaque mois ou chaque trimestre, par exemple). Si en cours d’année vous signez un contrat important, totalement imprévu a priori, alors vous devrez mettre à jour vos prévisions. D’autant plus que les dépenses augmenteront également.

Aussi, si une période de crise inattendue se produit, vous aurez besoin de mettre à jour vos prévisions. Toujours dans une optique de pilotage et d’anticipation. En prenant en main le contrôle budgétaire, vous aurez une vision plus claire de l’activité, du modèle d’affaires et de l’évolution de l’entreprise.

👀 Comme vous le voyez, élaborer un budget de trésorerie nécessite des étapes bien ordonnées. Construire le budget est un premier travail d’envergure pour le dirigeant. Mais la valeur ajoutée de cette tâche réside dans l’anticipation et la vision de l’activité de l’entreprise dans le futur. Il faut donc être capable de construire différents scénarios et d’adapter ses budgets en cours d’année rapidement et de manière efficace.

Construire un budget de trésorerie clair, agile et pertinent est un enjeu de taille pour les dirigeants de PME, TPE et start-up. Conscients de cela, nous avons construit pour vous un logiciel de trésorerie performant. Une solution vous permettant de reprendre en main les finances de votre entreprise et de gagner en sérénité.