La préparation d’un budget prévisionnel est une tâche essentielle pour tout bon entrepreneur. Un logiciel prévisionnel peut vous faciliter cette tâche en plus de vous aider à gérer votre trésorerie au quotidien.
Dans cet article, découvrez en profondeur ce qui caractérise un logiciel prévisionnel et comment il peut répondre à vos besoins.
Nous verrons aussi qu’il est possible d’utiliser comme alternative un tableur de type Excel, même si la tâche s’avère risquée et difficile.
Si vous décidez de passer par un logiciel professionnel, vous trouverez aussi dans ici des recommandations pour choisir celui qui vous convient le mieux.
Le budget prévisionnel est un ensemble de documents comptables permettant aux dirigeants de visualiser les prévisions financières de leur entreprise.
Il est le plus souvent composé des états financiers prévisionnels ainsi que d’un ensemble d’indicateurs clés que les dirigeants choisissent de suivre.
Important :
Le cœur du budget prévisionnel ou budget financier, est le compte de résultat prévisionnel qui trace les entrées et sorties à venir.
Il est absolument primordial d’avoir à portée de main de bons prévisionnels pour vous guider.
A noter :
Les investisseurs s'attardent le plus souvent sur le compte de résultat prévisionnel qui est le document central de vos prévisionnels.
Un logiciel prévisionnel est un logiciel de gestion financière qui permet de simplifier l’élaboration de votre prévisionnel financier.
Cette tâche appartient traditionnellement aux dirigeants de l’entreprise ou à des professionnels tels que des experts comptables ou des directeurs financiers externes.
C’est pourquoi on peut parfois appeler ce type de logiciel un logiciel de prévisionnel comptable.
Elle est souvent chronophage et source d’erreurs notamment parce que la construction des états financiers prévisionnels nécessite de faire remonter des données comptables à partir de plusieurs sources.
Un logiciel prévisionnel s’adresse donc aux dirigeants d’entreprises souhaitant anticiper le futur de leurs recettes, dépenses, et besoins.
La construction de prévisionnels est plus souvent requise par des entreprises qui ne sont pas encore arrivées à maturité et qui suivent des trajectoires encore incertaines.
En pratique, un bon logiciel prévisionnel va réaliser la plus grande part du travail possible pour faire un prévisionnel tout en vous laissant la main pour faire d’éventuels ajouts ou modifications.
Un logiciel prévisionnel n’a pas une liste de fonctionnalités établie par convention, même si on retrouve des caractéristiques communes à la plupart des logiciels.
A partir des données passées de votre entreprise et des différentes hypothèses que vous pouvez soumettre (taux de croissance, taux de TVA, etc.), un logiciel prévisionnel pourra faire apparaître des prévisions de vos états financiers futurs.
A noter :
Vous aurez aussi le choix de l’horizon temporel. Plus l’horizon est lointain, plus votre vision est claire, mais vos prévisions incertaines.
Dans le cadre de levées de fonds par exemple, les business plans sont souvent demandés sur 3 à 5 ans par les investisseurs.
Un des points par lesquels les bons logiciels se démarquent est la place qu’ils laissent à la personnalisation.
Par exemple, chaque entreprise a des catégories de revenus et de dépenses différentes. Il est donc logique de laisser les dirigeants catégoriser et labelliser ces derniers comme ils le veulent.
Il est aussi appréciable de pouvoir entrer des données en dur soi-même dans des situations particulières.
En lien avec la personnalisation, un logiciel prévisionnel élabore des visuels qui vous conviennent à partir de vos données.
Vous voulez avoir un coup d'œil rapide à l’ensemble de vos recettes et vos charges avant de prendre une décision ?
Ou bien peut-être vous concentrer sur l’évolution de votre BFR année après année ? Il vous suffit de définir les indicateurs clés que vous voulez suivre.
Ils vous permettent de voir quelle trajectoire prendraient vos finances en fonction de différents paramètres.
Ces derniers sont directement influencés par vos décisions ou par des hypothèses de marché.
Par exemple, vous pouvez savoir si vous réussirez à atteindre l’équilibre dans deux ans si vos ventes augmentent d’un certain pourcentage.
Ou encore, si vous anticipez une inflation forte les secteurs d’activité en amont du vôtre, vous pourriez par exemple faire un scénario pour prendre en compte la hausse des coûts de fournisseur.
Il y a énormément de possibilités. Dans un contexte incertain, les scénarios permettent de sortir de l’inconnu et de mettre des chiffres sur des situations complexes à anticiper. Ils sont finalement un moyen ludique de définir une stratégie efficace pour votre entreprise.
La trésorerie est souvent une source de stress pour les dirigeants d’entreprise.
En effet, il faut lui porter une attention particulière et bien connaître sa trajectoire, sans quoi l’entreprise peut simplement disparaître.
De plus, la trésorerie est fastidieuse à gérer au jour le jour : gestion des impayés, saisies manuelles, factures, etc.
Pour résoudre ces problèmes, un logiciel réaliser un prévisionnel a le plus souvent des fonctions de trésorerie intégrées.
Ils permettent ainsi de suivre et de prédire la trésorerie grâce aux données collectées sur les comptes en banque de l’entreprise.
Ainsi, vous pourrez créer facilement un prévisionnel de trésorerie tout en suivant les postes de dépenses qui vous intéressent le plus, par exemple en incluant un prévisionnel de recrutement.
Un logiciel de planning prévisionnel a des fonctionnalités varie en qualité et n’a pas les mêmes fonctionnalités selon les fournisseurs.
Pour ces raisons, nous vous conseillons de bien essayer un logiciel avant de l’adopter, si possible avec un essai gratuit.
Les offres sont nombreuses. Vous pouvez faire un choix optimal en prenant en compte trois grands critères :
La plupart des logiciels ont ainsi plusieurs offres pour s’adapter au mieux à vos besoins.
Là encore, nous vous recommandons d'effectuer un essai gratuit pour voir quelles sont les fonctionnalités que vous utilisez.
Pour ce qui est de la question du prix, une bonne manière de le voir est de se demander combien de temps en heures vous pouvez économiser grâce à un tel service, puis à convertir cette valeur en euros.
Les intégrations avec les autres logiciels métiers vous facilitent la vie en rassemblant en une seule plateforme les données issues de plusieurs partenaires.
Typiquement, un logiciel pour prévisionnel commencera par s’intégrer à vos banques pour faire remonter vos dépenses et revenus.
Les logiciels se démarquent ensuite grâce aux partenariats tissés avec d’autres logiciels métiers adjacents.
Par exemple, le fait de s’intégrer avec un logiciel de gestion peut permettre à votre logiciel prévisionnel de faire apparaître vos factures fournisseurs, encore impayées, dans vos prévisionnels financiers.
Si vous utilisez déjà une suite d’outils pour faciliter votre gestion, votre comptabilité ou d’autres aspects de votre finance d’entreprise, il est logique d’opter pour un logiciel de prévisionnel qui pourra s’intégrer le plus simplement à votre architecture.
Pour la partie gestion de trésorerie principalement, il est primordial de pouvoir accéder à tout moment à des données fiables.
En cas d’imprévu du côté de votre prestataire, un temps de résolution trop long pourrait vous faire perdre de la visibilité sur votre propre entreprise.
Les avis clients sont un bon moyen pour savoir si les fournisseurs que vous considérez sont fiables.
Oui, Excel est un outil qui a l’avantage d’être très puissant et de pouvoir servir de nombreuses fonctions différentes.
C’est pourquoi il est tout à fait possible, bien que fastidieux, de réaliser l’essentiel de vos prévisions avec en vous appuyant sur Excel.
Prenons pour exemple le compte de résultat prévisionnel. Si vous lancez une entreprise, réaliser vous-même cet état financier sur Excel vous assurera de bien comprendre son fonctionnement de A à Z.
De plus, Excel peut suffir dans un premier temps lorsque les transactions sont assez rares et que la complexité reste modérée.
Votre budget prévisionnel est un outil de prise de décision stratégique essentiel pour votre entreprise.
Si une erreur s’y glisse, les conséquences peuvent être désastreuses.
Ainsi, le problème de la fiabilité se pose avec Excel.
Le fait est que les entrées de données se font manuellement une à une, ce qui est un facteur de risque important pour les erreurs.
En lien avec le lien précédent, un logiciel prévisionnel vous permet de vous concentrer sur ce qui a le plus de valeur, votre activité.
Le temps d’un dirigeant financier est extrêmement précieux. Ainsi, passer des heures à dompter un tableur semble être un manque à gagner pour une entreprise. En particulier lorsque cette dernière grandit et se complexifie.
En plus d’être plus fiable et de prendre moins de temps, la gestion de son prévisionnel avec un logiciel adapté est simplement plus facile.
En réalité, une entreprise qui utilise un tableur comme Excel comme logiciel prévisionnel aura beaucoup de mal à avoir une vision claire de sa trésorerie au jour le jour.
En effet, il est difficile de rentrer tous les jours de nouvelles transactions dans son tableur. En revanche, un logiciel prévisionnel est automatiquement à jour puisqu’il fait remonter automatiquement toutes les transactions et les structures en informations intelligibles.
En contrepartie de son adaptabilité, Excel a dû abandonner la lisibilité. Bien qu’il en soit techniquement capable, ce n’est pas un outil spécialement conçu pour vous aider à comprendre vos données financières. Par conséquent, cet outil manque d’intuitivité et de clarté.
D’un point de vue esthétique et pratique, les informations ne sont pas spécialement sélectionnées ni mises en forme pour vous.
Au contraire, un logiciel prévisionnel vous permettrait de faire ressortir clairement les KPI qui vous intéressent
Il est difficile de collaborer sur Excel et cela multiplie les risques d’erreur. Un logiciel de budget prévisionnel permet à plusieurs de vos collaborateurs de contribuer à l’ajustement des données ou encore à la saisie des hypothèses de vos scénarios.
L’accès en partagé en temps réel résout aussi le problème de gestion des versions. En effet, pour partager un tableur, vous êtes obligé de le sauvegarder à un temps donné et à envoyer cette version figée.
Celle-ci pourrait aisément être confondue avec d’autres versions de ce même document. Ce problème n’existe pas lorsque l’on prend une approche de plateforme, plutôt qu’une approche de partage de documents.
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