En tant que dirigeant ou responsable financier, il est important de garder un œil sur votre trésorerie et d’assurer l’exactitude des différentes transactions en cours. C’est pourquoi le processus de rapprochement bancaire revêt souvent une grande importance.
En effet, cette méthode de comptabilité est fondamentale pour la santé financière d’une société.
Comment le rapprochement bancaire permet-il d’éviter les erreurs ou les fraudes ? Comment faciliter votre gestion de tâches administratives et comment avoir une meilleure visibilité sur les performances financières de votre entreprise ? Nous vous expliquons tout dans cet article !
Nous vous présenterons également les principes fondamentaux du rapprochement bancaire, les avantages d’en faire régulièrement, et même les différentes méthodes pour en effectuer régulièrement.
Le rapprochement bancaire est tout simplement un moyen simple et efficace de vérifier l’état de votre comptabilité.
Si vous vous demandez comment faire un rapprochement bancaire il suffit de comparer :
Les deux ensembles d’enregistrements doivent s’accorder.
Il s’agit d’un processus crucial, qui garantit l’exactitude des documents comptables. Pour une bonne santé financière de votre entreprise, il est conseillé de faire un rapprochement bancaire au moins une fois par mois.
Les relevés que vous fournit votre banque sont des documents financiers fiables et exacts. En vérifiant vos livres de comptes par rapport à eux, vous aurez une meilleure visibilité sur la situation financière de votre entreprise et vous pourrez :
Vous l’aurez compris, utiliser le rapprochement bancaire est plus qu’utile pour optimiser la gestion de votre trésorerie.
Le rapprochement bancaire est ainsi devenu un outil comptable incontournable pour quiconque souhaite maintenir sa société en bonne santé financière.
Maintenant que vous savez pourquoi effectuer un rapprochement bancaire régulier est si utile, vous devez légitimement vous demander comment cela fonctionne.
Il y a 3 grandes manières de réaliser un état de rapprochement bancaire : la méthode manuelle, l’utilisation d’un logiciel automatisé, ou bien l’externalisation du service à un comptable. Intéressons-nous tout d’abord à la méthode la plus basique : le rapprochement bancaire manuel.
Pour optimiser votre trésorerie manuellement grâce à un état de rapprochement bancaire, vous pouvez suivre les 5 étapes suivantes :
Réception du relevé bancaire
Vous recevez un relevé bancaire, généralement à la fin de chaque mois. La déclaration détaille l’ensemble des mouvements bancaires relatifs au compte qui lui est affilié (dépôts, retraits, paiements, frais supplémentaires, etc.).
Construction du tableau
Afin d’effectuer le rapprochement, vous devez vous munir d’un tableau comme celui qui figure ci-dessous.
C’est un tableau très basique, qui ne sert qu’à reporter votre suivi ligne par ligne de chacun des deux documents dont vous disposez (le relevé bancaire et le compte 512).
Pour en construire des plus robustes et plus automatisés, il existe certains modèles de tableur Excel très puissants et simples d’utilisation à l’image de celui proposé gratuitement par Fygr.
Comparaison des deux documents ligne par ligne
Vous devez ensuite faire correspondre les données de vos registres comptables avec ceux du relevé bancaire.
Pour cela vous devez d’abord comparer les montants totaux des différentes soldes. Le montant, qui provient de votre compte 512, doit normalement correspondre à celui qui provient du relevé bancaire.
S’ils ne sont pas égaux, il faut chercher l’anomalie ! Il faut pointer chaque ligne des deux tableaux dont vous disposez. Si une ligne se retrouve dans la colonne débit de votre tableau comptable, on doit donc s’assurer qu’elle figure bien dans la colonne débit du relevé bancaire.
Lorsque toutes les opérations ont été vérifiées, certaines lignes n’auront peut-être pas été pointées, ce sont alors les dépenses qui semblent poser problème. Vous pouvez alors les rapporter dans le tableau de suivi.
Ajustement du rapprochement bancaire
Il est possible que certaines de ces dépenses n’apparaissent que dans un seul des deux tableaux pour des raisons facilement explicables.
En effet, certains des dépôts peuvent être en transit, ou certains chèques en circulation, ces sommes n’apparaitront donc pas encore sur le relevé bancaire.
De plus, certains mouvements bancaires qui apparaîtront sur le relevé ne sont pas dus à l’activité de l’entreprise (intérêts, frais mensuels ou frais de découvert), ils n’apparaitront donc pas dans vos livres de comptes.
Il s’agit donc d’ajuster le rapprochement avec ces différentes informations afin de savoir si oui ou non ces dépenses qui n’ont pas été pointées sont explicables.
Comparaison des soldes
Après avoir effectué cet ajustement, les montants totaux doivent être les mêmes. S’ils ne sont toujours pas égaux, alors cela signifie qu’il y a des erreurs dans votre comptabilité.
Différentes raisons peuvent en être à l’origine : double paiement, retard de facturation, utilisation frauduleuse du compte bancaire, frais de représentation non déclarés, etc.
Il existe cependant des moyens plus astucieux pour alléger la charge. Et l’investissement dans ces outils peut vite s’avérer très rentable lorsque l’on sait tout ce qu’apporte le fait d’effectuer régulièrement un état de rapprochement bancaire.
Idéalement, vous devriez rapprocher votre compte bancaire chaque fois que vous recevez un relevé de votre banque. Cela se fait souvent à la fin de chaque mois, voire même à la fin de chaque journée pour les entreprises qui ont un grand nombre de transactions.
Quoi qu’il en soit, il est fortement recommandé de faire un rapprochement bancaire de façon régulière. La fréquence dépendra surtout de votre volume de transactions.
Notez quand même que plus cette fréquence est élevée, plus il sera possible d’avoir une vision fine de l’état de votre trésorerie. D’autre part, en cas d’erreur, il vous sera plus facile de réagir si le problème est récent, plutôt que de réclamer un impayé ou contester un achat en double auprès d’un fournisseur six mois plus tard.
Une bonne prévision des besoins de trésorerie revêt de nombreux enjeux pour les bonnes performances de votre entreprise.
En effet, dans un premier temps, le premier enjeu est bien sûr la solvabilité à court terme de la société. Une mauvaise gestion comptable peut faire couler une entreprise en l’empêchant de pouvoir faire face à une dépense inattendue ou à une crise. Plus probable, une mauvaise gestion ne permet pas à votre entreprise de pouvoir honorer ces différents engagements financiers à échéance.
Au-delà de la pérennité même de votre business, une bonne gestion de trésorerie vous apportera également une rentabilité accrue. En effet, une bonne anticipation permet à l’entreprise d’optimiser l’allocation de sa trésorerie et de placer ses liquidités dans les meilleures conditions de rentabilité.
Finalement, un bon suivi de la trésorerie de l’entreprise permet bien souvent de comprendre au mieux la dynamique financière de sa société.
Et in fine connaître le potentiel financier de sa société et ses lacunes aboutit forcément à une meilleure décision. Vous pourrez évaluer vos besoins à court et long terme et ainsi éviter à la fois les dépenses inutiles ou bien pire encore, un manque de liquidité à un moment opportun pour investir.
Nous venons de le voir : même guidé pas à pas, il n’est pas facile de faire un état de rapprochement bancaire manuellement. Passer d’un document à l’autre et comparer des chiffres ligne par ligne est une tâche fastidieuse et chronophage, qui peut vous détourner de missions à plus forte valeur ajoutée.
Heureusement, comme nous l’avions évoqué précédemment, il existe des alternatives à la méthode manuelle. L’utilisation d’un logiciel automatique comme celui que nous proposons chez Fygr est sûrement la moins coûteuse et la plus efficace d’entre-elles.
En effet, un tel outil vous évite de nombreux écueils qui adviennent fréquemment avec la méthode manuelle :
Un logiciel d’optimisation de la gestion de votre trésorerie comme celui proposé par Fygr permet ainsi à votre équipe financière de garder le contrôle de votre solde de trésorerie avec une précision de 100 %, tout en leur permettant de se consacrer à d’autres tâches moins fastidieuses et plus importantes.
Désormais, vous savez tout sur ce qu’est un état de rapprochement bancaire !
Étape comptable cruciale pour maintenir la trésorerie de votre entreprise en bonne santé, elle peut parfois s’avérer difficile à effectuer si l’on n’a pas les bons outils.
