Le lettrage comptable est crucial pour garantir la précision des comptes d’une entreprise.
Souvent associé au rapprochement bancaire, il est indispensable de maîtriser ce processus pour assurer la bonne gestion financière de toute entreprise !
En comptabilité, le lettrage consiste à lier ensemble des écritures qui se compensent entre différents comptes.
Pour faire simple, imaginez que vous avez facturé 1000€ à un client et que ce dernier vient de vous payer : le lettrage consiste à relier la facture (coté crédit) et le paiement (coté débit), afin d’indiquer que cette transaction a été soldée. On obtient alors une facture lettrée.
Il est important de comprendre la différence entre lettrage et rapprochement bancaire. Pour mieux comprendre le lien entre ces deux processus, vous devez maîtriser la définition du rapprochement bancaire, qui consiste à comparer les écritures comptables internes avec celles figurant sur les relevés bancaires afin de s’assurer qu'elles sont bien en phase.
Voir aussi : exemple de rapprochement bancaire
Le lettrage comptable manuel est la méthode la plus traditionnelle. Elle consiste à tout simplement passer en revue les écritures comptables une par une afin d’identifier les éléments qui correspondent.
Cela permet de tout faire soi-même, mais c’est une méthode laborieuse et qui peut conduire à des erreurs.
On peut l’assimiler à un rapprochement bancaire manuel, au cours duquel vous examinez ligne par ligne votre relevé bancaire.
À l’inverse, le lettrage comptable automatique utilise des logiciels comptables afin d’identifier et de rapprocher les écritures qui correspondent.
Cela permet de gagner un temps précieux et d’éviter les erreurs, en particulier pour tous ceux qui traitent un grand nombre de transactions.
Il faut faire attention à utiliser un bon logiciel de rapprochement bancaire qui soit adapté à vos besoins.
Cette méthode consiste à combiner les deux précédentes : un logiciel effectue un premier tri parmi toutes les écritures comptables, puis l’utilisateur valide ou ajuste manuellement les rapprochements.
Cette méthode offre un bon compromis entre rapidité et contrôle, en particulier lorsque les transactions ne sont pas toutes dans le même format.
Cette méthode repose sur la création d’un ensemble de critères (le montant, la date, le numéro de facture…) pour effectuer le lettrage. Vous pouvez par exemple décider de rapprocher automatiquement toutes les transactions entre 200 et 800€ en décembre.
Cette méthode permet de lettrer rapidement des comptes simples, mais manque de précision.
Bien que certains continuent de l’utiliser, nous vous recommandons plutôt de laisser un logiciel comptable s'occuper automatiquement de rapprocher les écritures.
Le lettrage comptable répond à plusieurs objectifs clés de toute personne soucieuse de ses finances ou des finances de son entreprise.
Déjà, le lettrage comptable permet de contrôler ses comptes et de les régulariser. Associer chaque opération et son contraire permet en effet de repérer toutes les anomalies, par exemple :
Si vous repérez un décalage entre les comptes de l’entreprise et les comptes bancaires, vous devrez d’abord réconcilier les comptes pour s’assurer de leur fiabilité avant de pouvoir entamer une réconciliation bancaire.
En garantissant que toutes les transactions sont correctement rapprochées et identifiées, le lettrage comptable contribue à mieux gérer votre trésorerie.
Par exemple, cela permet de repérer plus rapidement les retards de paiements et donc de relancer un client si nécessaire.
De plus, un lettrage précis est utile dans le cadre du pilotage de la surconsommation de cash, en vous permettant de réagir rapidement.
Le lettrage comptable est crucial si vous souhaitez produire des états financiers stables. En vérifiant que toutes les transactions sont correctement associées, l’entreprise garantit la fiabilité :
Cela peut par exemple être utile en cas d’audit financier, au cours duquel la précision des comptes est scrutée de très près.
Au-delà de l’exigence réglementaire, le lettrage des comptes permet aux dirigeants de l’entreprise de prendre les meilleures décisions possibles, puisqu’ils ont accès à une information complète et exacte.
Comme nous l’avons déjà vu, le lettrage comptable et le rapprochement bancaire sont des processus complémentaires mais qui s’appliquent à des domaines différents :
Il est indispensable d’effectuer un lettrage des comptes précis avant le rapprochement bancaire.
Sans cela, il vous sera impossible de comprendre exactement certaines anomalies ou décalages qui pourraient apparaître lors du rapprochement bancaire.
Réaliser un lettrage comptable est bien plus simple qu’il n’y paraît. Voici les étapes que vous (ou un logiciel) devrez suivre lors d’un lettrage de vos comptes :
Pour commencer, il faut lister et identifier toutes les écritures qui doivent être rapprochées, comme par exemple les factures émises ou les paiements reçus.
Pensez à donner à chaque écriture un code unique qui permettra de l’identifier facilement et rapidement.
Il faut maintenant associer toutes les écritures de débit et crédit qui se compensent. Utilisez les codes uniques pour relier les paiements aux factures ou les dépenses aux règlements, en veillant à ce que chaque débit soit correctement équilibré par un crédit correspondant.
Une fois que toutes les écritures ont été associées, vérifiez qu’il ne reste aucun débit ou crédit isolé, et que tout a été traité correctement.
Il ne reste plus qu’à mettre à jour les comptes avec le nouveau lettrage ou à corriger toutes les anomalies qui ont potentiellement été découvertes.
Nous vous recommandons d’utiliser un logiciel de comptabilité pour automatiser le lettrage, en particulier si vous devez traiter des centaines voir des milliers d’écritures.
Ces outils permettent de gagner du temps tout en réduisant les risques d’erreurs. Ils intègrent également des fonctionnalités de rapprochement bancaire afin de gérer facilement l’ensemble du processus.
Un exemple de lettrage comptable
Prenons un exemple pour illustrer le lettrage, du point de vue des écritures comptables.
1 - Émission de la Facture : Le 1er août, une facture de 1000 € est émise. Le compte 411 Clients est débité et le compte 701 Ventes est crédité.
2 - Réception du Paiement : Le 15 août, le paiement de 1000 € est reçu. Le compte 512 Banque est débité et le compte 411 Clients est crédité.
3 - Lettrage : Le paiement est associé à la facture émise, indiquant que la facture est soldée et le montant payé est clairement identifiable.
Ce processus facilitera ensuite le rapprochement bancaire puisque l’entreprise sait grâce au lettrage de la facture qu’elle a été payée et qu’elle a bien reçu l’argent.
Vous trouverez ici comment faire un rapprochement bancaire !
Le lettrage comptable est un processus parfois complexe et qui peut conduire à certaines erreurs.
Par exemple, le comptable peut rapprocher par erreur des écritures qui ne se compensent pas réellement, et un écart apparaît alors dans les comptes.
Toutes ces incohérences et erreurs doivent ensuite être corrigées à la main, ce qui prend du temps.
Voici que vous pouvez faire pour minimiser les risques :
Dans tous les cas, le lettrage comptable reste un processus crucial pour assurer la fiabilité de vos comptes. En utilisant des outils adaptés et en adoptant des pratiques rigoureuses, vous pourrez non seulement gagner du temps mais aussi renforcer la qualité de vos états financiers.
