La viabilité de votre entreprise repose sur une trésorerie saine et à jour. Dans cette optique, le rapprochement bancaire est une opération clé à intégrer dans les habitudes de votre entreprise.
Envie d’en savoir plus sur le rapprochement bancaire et sa mise en œuvre ? Cet article vous apporte une vision complète de cet exercice comptable indispensable.
Le suivi de trésorerie est un aspect central de la gestion financière d’une entreprise. Cet exercice a vocation à détailler et justifier tous les flux financiers opérés par une entreprise sur une période donnée.
Cependant, ce suivi est une tâche complexe et chronophage du fait de la quantité et de la diversité des transactions qui peuvent être opérées par votre entreprise. Par ailleurs, cette opération n’est en général pas exempte d’erreurs, d’omissions ou d’incohérences :
A noter que ces anomalies peuvent être aussi bien le fait des services de comptabilité que des banques.
Au-delà de ces erreurs, un défaut de synchronisation entre les dates de comptabilisation d’un flux financier et les dates effectives d’encaissement ou de décaissement sur les relevés bancaires peut être à l’origine d’écarts entre vos registres comptables et vos relevés bancaires.
A titre d’exemple, les livres de compte peuvent enregistrer l’émission d’un règlement à la date de la signature du chèque tandis que la matérialisation de ce flux financier sera inscrite dans les relevés bancaires à la date de réception du chèque par le destinataire.
Pour répondre à ces problématiques, le rapprochement bancaire est un processus dont l’objectif est d’établir une correspondance entre les opérations comptables enregistrées dans le livre des comptes et vos relevés bancaires.
Concrètement, il s’agit de comparer le compte 512 de la comptabilité de votre entreprise avec vos relevés bancaires.
Le compte 512 est en effet la représentation du compte bancaire : la banque étant débiteur de l’entreprise, les montants inscrits au crédit dans les relevés bancaires apparaissent de manière symétrique au débit dans le compte 512.
Par exemple :
Le rapprochement bancaire révèle ainsi les éventuelles différences de soldes entre vos comptes bancaires et votre comptabilité en mettant en lumière les anomalies d’encaissement ou de décaissement dans votre trésorerie.
Très concrètement, le rapprochement bancaire se présente sous la forme d’un tableau mettant en correspondance les flux financiers enregistrés dans vos registres comptables et les opérations inscrites dans vos relevés bancaires.
A l’issue du processus de rapprochement bancaire, on obtient alors un état dit de rapprochement bancaire.
Bien qu’il ne soit pas juridiquement imposé, le rapprochement bancaire présente de nombreux avantages. En premier lieu, il permet de repérer et de retracer l’origine de différentes irrégularités :
Une fois ce diagnostic établi, il en découle naturellement une phase de régularisation qui s’articule autour des axes suivants :
Grâce à ce processus, votre entreprise identifiera également la présence éventuelle de flux financiers qui seraient liés à une pratique frauduleuse. Si ce cas survient, vous serez alors en mesure de déclencher rapidement les procédures adaptées afin de récupérer vos fonds.
En outre, le rapprochement bancaire apporte une meilleure visibilité sur l’état de la trésorerie de votre entreprise.
En effet, l’absence de synchronisation entre l’inscription des flux financiers dans les comptes et leur enregistrement sur les relevés bancaires induit un déphasage entre trésorerie réelle et suivi comptable des opérations.
En apportant de la visibilité sur les opérations à venir (paiements dus mais non encaissés, créances, etc.), le rapprochement bancaire apporte un regard neuf sur la situation de la trésorerie de votre entreprise.
Le rapprochement bancaire a ainsi vocation à assainir la comptabilité et faciliter le suivi de trésorerie en apportant cohérence et conformité.
Au-delà de cette recherche de cohérence et de clarté comptable, cet exercice s’inscrit dans une démarche stratégique de visibilité et d’anticipation quant à la situation comptable de votre entreprise.
Il permet entre autres de mettre en lumière les forces et faiblesses de votre modèle via un suivi des différentes postes de dépenses et peut servir de base à l’élaboration d’un prévisionnel de trésorerie complet.
Enfin, d’un point de vue pratique, les entreprises qui recourent à des rapprochements bancaires réguliers bénéficient d’un gain de temps précieux lors de l’établissement du bilan annuel. Justificatifs manquants, erreurs de saisie, impayés et autres irrégularités auront en effet déjà été traités.
La fréquence idéale pour effectuer un rapprochement bancaire varie selon la taille et le secteur d’activité de votre entreprise. Le processus peut en effet être long et fastidieux lorsque la quantité de transactions effectuées devient trop importante.
Ainsi, pour les plus grosses entreprises ou les entreprises caractérisées par un fort volume de flux financiers, un rapprochement bancaire mensuel s’avérera nécessaire afin d’éviter une surcharge.
Sa mise en place est facile dans la mesure où les banques délivrent des relevés de comptes mensuels. Pour les entreprises avec peu d’opérations comptables, un rapprochement bancaire trimestriel ou semestriel sera suffisant.
Afin de procéder au rapprochement bancaire, il est nécessaire de réunir les documents suivants :
Une fois ces document rassemblés, l’opération se décline en plusieurs étapes :
Afin de démarrer sur de bonnes bases, il faut s’assurer que les comptes sur lesquels s’appuient le rapprochement bancaire soient équilibrés. Ainsi, il s’agira concrètement de s’assurer que les soldes de départ de votre compte bancaire et de votre compte 512 soient bien identiques.
Dans le cas contraire, un rapprochement bancaire sur la période précédente s’imposera. Il est commun de dire que cette étape consiste à « lettrer » les soldes.
Cette étape constitue le cœur du processus de rapprochement bancaire. C’est aussi la plus lourde. Elle consiste à croiser les données du compte 512 et du compte bancaire, c’est-à-dire retracer chaque mouvement inscrit dans votre relevé bancaire et pointer sa matérialisation analogue dans votre compte 512.
Il faudra ainsi veiller à contrôler :
Cette étape mettra ainsi en évidence les erreurs de saisie et les éventuels oublis.
Cette étape consiste à vérifier la concordance (ou au contraire l’incohérence) des soldes. A l’issue du pointage, il est possible de calculer pour les deux comptes les soldes finaux : la différence de ces soldes représente l’écart à corriger.
Si un écart est effectivement constaté à l’issue de ce bilan, il convient de mettre en œuvre les différentes procédures visant à rendre cohérent les deux comptes :
Pour réaliser un rapprochement bancaire différentes options s’offrent à vous :
De manière très concrète, un rapprochement bancaire n’est rien d’autre qu’un tableau consolidant les résultats de diverses opérations. Un tableur Excel s’avère ainsi être un outil parfaitement adapté à la réalisation de ce genre de manipulations qui peut donc être effectuée manuellement.
A cet égard, il existe sur Internet de nombreux modèles pré-remplis et en accès libre permettant de se familiariser avec la mise en œuvre du rapprochement bancaire. A condition de maîtriser les tableurs Excel, il est donc tout à fait envisageable de le réaliser soi-même.
Néanmoins, c’est un travail chronophage qui peut rapidement paraître rebutant. De nombreuses entreprises préfèrent déléguer ce travail fastidieux dont la mise en œuvre interne correspond davantage aux petites structures.
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Afin de ne pas perdre de temps à la réalisation de cette tâche, il est possible de la déléguer à un expert-comptable. Au-delà du gain de temps, ce dernier apporte une expertise qui permettra de s’assurer de l’absence d’erreurs humaines lors de la saisie des données et la consolidation des soldes.
Cependant cette solution n’est pas exempte d’inconvénients :
La dernière consiste à adopter un logiciel spécifiquement conçu pour réaliser ce genre de tâche.
L’offre est en réalité très hétérogène. Certains logiciels (souvent catégorisés sous la dénomination de « logiciels comptables ») sont des outils extrêmement complets ayant vocation à répondre à toutes les exigences relatives aux tâches comptables.
Ces logiciels intègrent ainsi des fonctionnalités variées, notamment :
En outre, ces logiciels peuvent intégrer une fonctionnalité consacrée au rapprochement bancaire. Ce dernier est alors réalisé de manière automatisée et ces logiciels présentent l’avantage d’assurer une gestion exhaustive de la comptabilité de votre entreprise.
En revanche, ces derniers ne sont pas conçus pour permettre un suivi en temps réel de votre trésorerie, ce qui implique une perte de flexibilité et de vision à long terme.
De plus, en général, ces outils ne proposent pas de rapport d’analyse aussi poussés que les logiciels spécifiquement élaborés pour le suivi de trésorerie.
En effet, ce deuxième type d’outils (que l’on désigne simplement par « logiciel de trésorerie »), se focalisent uniquement sur l’aspect trésorerie et ont donc été spécifiquement créés pour réaliser des tâches tels que le rapprochement bancaire. A ce titre, ils présentent de nombreux avantages :
A condition d’être méthodique et rigoureux la mise en œuvre manuelle d’un rapprochement bancaire est relativement aisée.
Le remplissage du tableau doit obéir aux étapes suivantes :
o Il faut donc rajouter dans le sous-tableau de gauche (représentatif de votre comptabilité) les montants (débits et crédits) qui sont inscrits sur votre relevé bancaire mais qui n’apparaissent pas dans vos livres comptables.
o Dans le sous-tableau de droite, ce sont les mouvements enregistrés dans vos registres comptables au titre d’opérations bancaires et n’apparaissant pas sur le relevé bancaire qu’il faut ajouter.
o Pour chaque ligne ajoutée, il faut veiller à bien croiser les opérations entre le compte 512 et le relevé bancaire. De cette manière chaque opération inscrite dans un compte doit correspondre à une opération symétrique dans l’autre compte.
La dernière étape consiste à vérifier, opération par opération, la correspondance entre les deux comptes.
Il convient ainsi de vérifier si les éventuelles incohérences observées sont liées à la désynchronisation entre date d’écriture bancaire et inscription des opérations dans le compte 512 ou si elles ont pour origine des erreurs de saisie ou des doublons.
📌 Pour accéder à une démonstration plus complète de rapprochement bancaire, consultez ce lien : Rapprochement bancaire : définition, exercice, modèle pdf, excel... (journaldunet.fr)
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Une erreur régulièrement observée ne réside pas dans la construction du tableau de rapprochement bancaire en soi mais résulte d’un défaut d’organisation.
Nous l’avons en effet souligné précédemment, pour recourir à un rapprochement bancaire il est indispensable de s’appuyer sur une liste complète de documents conformes.
Sans ces derniers, la mise en œuvre du rapprochement bancaire s’avérera très compliquée.
Ainsi, au-delà des extraits de votre compte 512 et des relevés de comptes, il faudra veiller à avoir mis en place des processus de suivi de certains documents tels que les tickets de frais de déplacement professionnels.
Nous l’avons vu, la fréquence des rapprochements bancaires dépend de la taille et de la nature de votre entreprise. Ainsi, il est tout à fait possible que pour votre entreprise, la fréquence optimale soit 1 fois par mois comme 3 fois par an.
Dans tous les cas, il est nécessaire d’identifier en amont votre besoin en la matière. En effet, si vous attendez trop longtemps, les risques d’erreurs sont démultipliés et vous aurez besoin de réunir une quantité conséquente de documents pour réaliser votre rapprochement bancaire.
Ainsi, quelle que soit la méthode employée (recours à un expert-comptable, emploi d’un logiciel ou mobilisation des ressources internes), vous risquez de perdre un temps considérable dans ce processus et potentiellement devoir payer une somme conséquente pour les services d’un expert-comptable.
Vos caisses font partie intégrante de votre trésorerie ! A cet égard, il est nécessaire de les comptabiliser dans vos opérations lors du rapprochement bancaire. Il est d’usage de recommander de réaliser un triple cadrage, avec la caisse réelle, le livre de caisse et le compte comptable de la caisse.
Le rapprochement bancaire comporte évidemment de nombreux avantages mais également son lot d’inconvénients. Commençons par dresser une synthèse des principaux avantages que nous avons pu mentionner dans cet article.
Abordons désormais les inconvénients propres au rapprochement bancaire.
Le rapprochement bancaire peut en réalité représenter un défi si votre entreprise est caractérisée par un nombre très élevé de transactions. En effet, le processus peut alors devenir très chronophage avec de nombreux documents à réunir et une somme conséquente d’opérations à vérifier.
Ensuite, la multiplicité des outils disponibles peut être source de confusion et de complexité. Il est également possible que vous utilisiez déjà des outils de trésorerie qui n’intègrent pas de fonctionnalités permettant de réaliser un rapprochement bancaire.
Dans ce cas, l’ajout d’un nouvel outil peut être lourd et chronophage.
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Cette simplification s’articule autour trois éléments clés :
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La flexibilité de l’outil et son caractère personnalisable vous permettront d’explorer différents scénarios et de réaliser vos prévisionnels sereinement. La prise de décision et le financement de vos projets seront facilités et vous donneront une longueur d’avance sur vos concurrents.
En somme, grâce à un tel outil, vous profiterez ainsi de tous les avantages du rapprochement bancaire sans avoir à multiplier les outils de gestion de trésorerie que vous utilisez.
