Le suivi de la trésorerie est un élément capital dans la gestion d’une entreprise. En effet, la gestion de trésorerie permet aux entreprises de connaître le montant des liquidités disponibles, de connaître leur solvabilité et d’identifier les potentiels axes d’amélioration dans la facturation et le paiement des fournisseurs.
Cependant, la gestion de la trésorerie n’est pas un exercice facile : les données à prendre en compte sont nombreuses. Beaucoup d’entreprises utilisent donc un logiciel de trésorerie. Les solutions de gestion de trésorerie sont nombreuses, et impliquent souvent un coût pour l’entreprise.
Cet article explore la possibilité d’utiliser un logiciel de trésorerie gratuit.
Le plan de trésorerie est un document qui permet aux entreprises de connaître leur niveau de trésorerie à un moment donné.
Ce plan comprend aussi un prévisionnel de la trésorerie sur les mois à venir. Grâce au plan de trésorerie, l’entreprise peut anticiper les moments où la trésorerie sera en « creux », et à l’inverse, anticiper les périodes où la trésorerie est durablement excédentaire.
Par conséquent, le plan de trésorerie est un puissant outil de pilotage de trésorerie pour les dirigeants.
Bon à savoir
Lorsque l’entreprise dispose d’une trésorerie excédentaire qui couvre largement son besoin en fonds de roulement, il est possible de faire fructifier cet excédent grâce au placement de trésorerie via une holding.
Si le plan de trésorerie montre une période où la trésorerie sera négative, l’entrepreneur peut alors envisager les solutions de trésorerie disponibles en avance afin d’éviter une défaillance de l’entreprise.
Pour établir son plan de trésorerie, l’entreprise doit répertorier :
Dès lors, il est possible de calculer le solde de trésorerie, qui correspond au montant disponible sur le compte de l’entreprise sur la période du plan.
Réaliser un plan de trésorerie est chronophage. Il s’agit également d’un exercice difficile puisqu’il faut prendre en compte de nombreux éléments, et veiller à n’oublier aucun encaissement et aucun décaissement.
Pour faciliter la réalisation du plan de trésorerie, il est possible d’utiliser un logiciel prévisionnel pour le suivi de la trésorerie. Ces logiciels permettent de :
Même s’ils sont un outil de gestion de trésorerie très efficace, ces logiciels de trésorerie restent payants et inaccessibles à de nombreuses organisations. Par exemple, les start-ups ont souvent peu de ressources et peinent à avoir les fonds suffisants pour s’offrir un outil de gestion de trésorerie.
Le plus souvent, les organisations qui se tournent vers un logiciel de trésorerie le font pour deux raisons. Premièrement, comme évoqué, par manque de ressources financières.
Le manque d’information et la difficulté à choisir le bon logiciel de trésorerie sont aussi un obstacle à l’utilisation d’un logiciel de trésorerie payant. En effet, le logiciel de suivi de trésorerie doit être suffisamment flexible pour s’adapter aux spécificités de chaque entreprise.
Le logiciel de suivi de trésorerie gratuit le plus connu et le plus utilisé est sans doute Excel. La plupart du temps, la recherche d’un logiciel de trésorerie pour PME gratuit oriente les dirigeants vers Excel. En effet, la plupart des entrepreneurs utilise Excel pour réaliser son premier Business Plan et son premier reporting trésorerie auprès des investisseurs.
Similairement, Google Docs permet de créer un logiciel prévisionnel de trésorerie, avec les mêmes fonctionnalités qu’Excel.
Remarque :
AssoConnect est un logiciel de trésorerie pour association gratuit. Il existe plusieurs logiciels de ce type spécialisés dans le suivi de trésorerie des associations.
Pour créer leur outil de gestion de trésorerie avec Excel, les entreprises peuvent adopter deux techniques :
Astuce
Même si l’option de télécharger un modèle paraît plus simple, il est préférable de créer un outil de gestion de trésorerie parfaitement adapté à l’entreprise. Cela prendra plus de temps mais permettra d’éviter les erreurs liées à la rigidité d’un template.
Créer son propre tableau Excel pour le suivi de la trésorerie est un véritable défi. En effet, l’entrepreneur doit prendre en compte tous les éléments affectant la trésorerie de l’entreprise, à la hausse comme à la baisse.
De plus, afin de rendre cet outil de gestion de trésorerie utile à long terme, le tableau Excel doit être mis à jour régulièrement afin d’assurer le suivi de la trésorerie.
Par conséquent, il convient d’adopter de bons réflexes dès la création du tableau :
Astuce
Excel et Google Docs permettent de collaborer sur la création et la modification d’un fichier :
La première étape pour réaliser son propre logiciel de prévision de trésorerie gratuit est de lister les encaissements. Il s’agit de l’intégralité des entrées d’argent qui seront perçues par l’entreprise au cours du prévisionnel.
Les encaissements comprennent notamment :
Pour chacun de ces encaissements, il faudra connaître les délais d’entrée d’argent afin de pouvoir prévoir le montant de trésorerie.
De même, le suivi de trésorerie doit inclure l’ensemble des décaissements que l’entreprise devra payer sur la durée du prévisionnel. Tout comme pour les encaissements, il faut répertorier les montants et les délais de décaissement. Il peut s’agir de :
Enfin, chaque encaissement et décaissement devra être accompagné du bon régime de TVA. Cela permettra de savoir si l’entreprise est en crédit ou en dette de TVA. Enfin, il faut détailler la date de versement de la TVA à l’Etat.
A noter
Le traitement de la TVA peut avoir un impact significatif sur la trésorerie. Il convient donc d’être très vigilent sur ce point lors de la constitution du prévisionnel de trésorerie.
Après avoir entré les encaissements, les décaissements et les détails de TVA, l’entreprise pourra calculer son solde de trésorerie nette. Pour avoir un outil de gestion de trésorerie efficace, il faut pouvoir mettre le suivi de trésorerie à jour chaque mois.
Concrètement, au début de chaque mois, il faut :
Astuce
Pour plus de lisibilité, il est possible de représenter son suivi de trésorerie à l’aide d’un graphique. Pour ce faire, Excel permet de voir l’évolution mensuelle de la trésorerie grâce aux graphiques recommandés. Cela permet directement de visualiser les moments de fortes liquidités et les moments de creux.
Par conséquent, grâce à son logiciel de trésorerie gratuit, l’entreprise a une idée précise de son compte de trésorerie et des évolutions à prévoir.
Remarque
Si le logiciel de prévision de trésorerie gratuit est utilisé correctement, le plan prévisionnel doit pouvoir s’adapter très facilement aux imprévus. En effet, s’il existe des liens entre les cellules et les bonnes formules, un encaissement imprévu doit entraîner la modification d’une seule cellule.
Les logiciels de trésorerie gratuits, en particulier Excel et Google Docs sont des outils très utiles pour le suivi de la trésorerie. Beaucoup d’entreprises se tournent vers ces solutions par manque de ressources et d’information. Pourtant, l’utilisation d’un logiciel de trésorerie gratuit comporte de nombreuses limites.
En utilisant un logiciel de trésorerie gratuit comme Excel, le comptable ou le dirigeant prend le risque de faire de nombreuses erreurs. En effet, les risques d’erreur sont nombreux :
Or, la moindre erreur sur le plan de trésorerie peut avoir des conséquences importantes : perte de confiance des investisseurs, mauvaise prise de décision à cause d’erreurs de calculs de trésorerie…
Astuce
Afin d’éviter les erreurs de saisie, il est recommandé de faire relire le plan de trésorerie par un autre collaborateur de l’entreprise. Toutefois, malgré de multiples relectures, l’utilisation d’un outil de gestion de trésorerie manuel expose à des erreurs.
De plus, implémenter son propre logiciel de trésorerie Excel gratuit prend beaucoup de temps. Le but du suivi de trésorerie est de refléter au mieux la réalité des mouvements sur le compte de trésorerie de l’entreprise.
Or, les étapes listées précédemment, pour être réalisées correctement, sont très chronophages. Dans un premier temps, il faut rassembler tous les éléments nécessaires pour établir un plan de trésorerie fidèle.
De plus, le suivi de la trésorerie via un logiciel de prévision de trésorerie gratuit implique des mises à jour constantes du fichier, ce qui est fastidieux.
Mise en situation
En prenant l’exemple de la trésorerie d’un artisan du BTP, les limites des logiciels de trésorerie gratuits apparaissent rapidement car :
Toutes ces modifications de dernière minute peuvent prendre énormément de temps. Or, beaucoup d’artisans du BTP ont un temps limité à consacrer aux activités dites « de bureau ». Utiliser un logiciel de trésorerie gratuit ne permet pas à l’artisan du BTP de faire le meilleur usage de ce temps précieux.
Le dernier défaut majeur des logiciels de gestion de trésorerie comme Excel est que les mesures de sécurité pour protéger les fichiers sont limitées. En effet, il reste possible de pirater un mot de passe et de réaliser des modifications non désirées sur le plan de trésorerie.
S’ils sont souvent un outil indispensable au lancement d’une entreprise, les logiciels de trésorerie gratuits révèlent leurs limites dès que l’activité commence à se développer.
Il existe désormais de nombreuses solutions efficaces de suivi de trésorerie.
Elles sont certes payantes, mais ce coût est à mettre en perspective du temps gagné par rapport à un logiciel de trésorerie gratuit.
Par exemple, Fygr offre un outil de gestion de trésorerie pour les PME. Cet outil permet de piloter la trésorerie des entreprises avec :
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